Сайт о бухгалтерском и налоговом учете, аудите, компаниях Москвы, предоставляющих бухгалтерские и аудиторские услуги

Трудовая книжка: оформление, внесение записей, образцы заполнения

Трудовая книжка установленного образца - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Любой работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Однако не все знают, как правильно хранить трудовые книжки, какие записи в них нужно вносить, а какие не обязательно. Сегодня поговорим об аспектах ведения трудовых книжек.

Трудовая книжка является одним из обязательных документов, предъявляемых кандидатом при трудоустройстве, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые - в таком случае трудовую книжку должен завести работодатель. Только работодатель - физическое лицо не вправе оформлять этот документ (заводить или вносить в нее какие-либо записи).
На основании ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, награждениях за успехи в работе, а также указываются основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (Действует в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373) (далее - Правила). А Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) регламентированы порядок внесения записей в книжку и состав сведений, вносимых в нее. Рассмотрим основные положения данных документов.

Оформляем титульный лист трудовой книжки

На основании п. 8 Правил оформление трудовой книжки лица, принятого на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

• Ф.И.О., дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

В разд. 2 Инструкции разъясняется, как правильно внести эти сведения. Так, фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, а дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Отметим, что на титульную страницу может быть внесена запись и о незаконченном образовании соответствующего уровня. Для ее внесения работник должен предоставить надлежаще заверенные копии документов - студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. Профессия или специальность указываются работодателем на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) либо других надлежаще оформленных документов.

После внесения данных сведений и указания даты заполнения трудовой книжки работник на первой ее странице своей подписью заверяет правильность сведений (п. 2.2 Инструкции). Титульный лист подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполняется этот документ.

В нижнем левом углу рядом с подписью ответственного работника проставляется печать организации. Если трудовая книжка оформляется индивидуальным предпринимателем, печать может не ставиться ввиду ее отсутствия у последнего. Об этом предприниматель обязан выдать соответствующую справку. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть разборчивой. Поскольку законодательство не разъясняет, что значит "разборчивая", рекомендуем кадровикам не расписываться, а написать свою фамилию полностью и разборчивым почерком.

В процессе работы, возможно, потребуется внести исправления (например, при заключении или расторжении брака) или добавить новые сведения (например, об образовании) на титульный лист трудовой книжки. На основании п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения), и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).

Вносим сведения о работе

Первым делом обратите внимание, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 февраля 2013 г., то в трудовой книжке делается запись: "12.02.2013".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1 Инструкции).

Следующее общее правило - все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Запись о приеме на работу

Итак, вы заключили трудовой договор, издали приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника. Теперь можно делать запись в трудовую книжку. В ней указываются не все условия и сведения, содержащиеся в приказе о приеме на работу, а только структурное подразделение (если условие о нем включено в трудовой договор), наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации) и реквизиты приказа (распоряжения), в соответствии с которым работник был принят на работу. Иные условия, в том числе об испытательном сроке, о характере работы, не указываются в трудовой книжке.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции сперва в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Довольно часто это требование игнорируется - кадровики вносят в заголовок сведения либо о полном, либо о сокращенном наименовании предприятия (организации, учреждения). Это ошибка.

Ниже наименования организации производятся следующие записи:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная - если вы принимаете работника и это его первое рабочее место, то ваша запись будет иметь порядковый номер "1", если у работника это не первое рабочее место, то порядковый номер вашей записи будет следующим за предыдущим);
• в графе 2 - дата приема на работу;
• в графе 3 - запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии (и квалификации);
• в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому сотрудник принят на работу.

Остановимся на графе 4 подробнее. Иногда кадровики неверно указывают дату приема на работу, указывая вместо нее дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. А это неверно, ведь данным документом может быть установлена иная дата приема на работу, нежели дата издания самого приказа (распоряжения).

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. То есть, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку именно оно содержится в Списке N 1 (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение"), определяющем возможность досрочно уйти на пенсию. Иногда неопытные кадровики указывают "газоэлектросварщик" или просто "сварщик", лишая таким образом работника права на досрочное назначение трудовой пенсии.

Приведем пример записи о приеме на работу.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Апрель" (ООО "Апрель")
1	11	02	2013	Принят в отдел рекламы	Приказ от
				на должность	11.02.2013
				специалиста по связям с	N 17-к
				общественностью

Когда работник трудоустраивается впервые, некоторые кадровики до записи о приеме на работу вносят запись "Трудового стажа не имел". Такую запись вносить не нужно, ведь она не предусмотрена ни Инструкцией, ни Правилами.

Однако в некоторых случаях перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника все же можно сделать запись. Пунктом 21 Правил установлено, что это может быть запись о времени:

• военной службы согласно Федеральному закону от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";
• службы в органах внутренних дел;
• службы в Государственной противопожарной службе МЧС;
• службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
• службы в органах налоговой полиции;
• службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
• службы в таможенных органах.

Запись о времени обучения

А вот запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров вносится только в течение трудовой деятельности. То есть, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Апрель" (ООО "Апрель")
1	11	02	2013	Принят в отдел рекламы	Приказ от
				на должность	11.02.2013
				специалиста по связям с	N 17-к
				общественностью.
2	19	03	2013	С 11.02.2013 по	Удостоверение от
				27.02.2013 проходил	27.02.2013
				курсы повышения	N 1А-234
				квалификации по
				программе "Управление
				имиджем и репутацией
				компании" в ФГБОУ ВПО
				МГТУ "СТАНКИН",
				г. Москва

Запись об изменении наименования организации

Если за время работы сотрудника наименование организации изменяется, на основании п. 3.2 Инструкции об этом необходимо сделать запись в трудовой книжке в следующем порядке:

• в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то";
• в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Аналогично вносится запись об изменении организационно-правовой формы или реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование).

Обратим внимание на одну особенность таких записей - их не нужно нумеровать, а дату изменений нужно указать в тексте (не в графе 2).

Приведем пример.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Апрель" (ООО "Апрель")
1	11	02	2013	Принят в отдел рекламы	Приказ от
				на должность	11.02.2013
				специалиста по связям с	N 17-к
				общественностью.
				Общество с ограниченной	Приказ от
				ответственностью	29.01.2013
				"Апрель" (ООО "Апрель")	N 3
				с 30.01.2013
				переименовано в
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Квадрат"
				(ООО "Квадрат")

Запись о том, что компания сменила организационно-правовую форму или реорганизовалась, может выглядеть следующим образом: "Общество с ограниченной ответственностью "Апрель" (ООО "Апрель") с 30.01.2013 реорганизовано путем присоединения к обществу с ограниченной ответственностью "Пассат" (ООО "Пассат")".

Запись о присвоении нового разряда или категории

На основании п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) либо иное аналогичное решение работодателя.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
5	15	01	2013	Присвоен пятый разряд	Приказ от
				такелажника	15.01.2013 N 7

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику установлена вторая профессия - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата установления второй профессии;
• в графе 3 делается запись "Установлена вторая профессия - электрогазосварщик, с присвоением 3-го разряда";
• в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата.

Если работник принят для работы вахтовым методом

Заполнение трудовой книжки такого работника имеет свои нюансы. Так, абз. 3 п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 ("Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ"), установлено: во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, что работа выполняется вахтовым методом. Соответственно, запись о приеме на работу будет выглядеть следующим образом: "Принят на должность помощника бурильщика для выполнения работ вахтовым методом".

Сведения о работе по совместительству

В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).

Совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.

На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, - надлежаще заверенной копии приказа или справки.

Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.

Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.

Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:

• в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Апрель" (ООО "Апрель")
1	11	02	2013	Принят в отдел рекламы	Приказ от
				на должность	11.02.2013
				специалиста по связям с	N 17-к
				общественностью.
2	16	07	2013	Принят на работу по	Приказ
				совместительству в	ООО "Фортуна" от
				Общество с ограниченной	16.07.2013 N 41
				ответственностью
				"Фортуна" в отдел
				развития продаж на
				должность
				мерчендайзера

Обратите внимание, что Правилами и Инструкцией не предусмотрено внесение в трудовую книжку записи о совмещении профессий - дополнительной работе по другой профессии или должности (ст. 60.2 ТК РФ).

Апрель 2013 г.