Порядок заполнения и выдачи справки о сумме заработной платы
С 1 января 2011 г. у работодателей появилась новая обязанность - они должны выдавать застрахованному лицу справку о сумме заработной платы. В данной статье мы рассмотрим порядок заполнения и выдачи такой справки, а также действия, которые вправе предпринять работодатели при получении от своих сотрудников справки о сумме заработной платы, выданной им другими страхователями.
С начала этого года действует новый порядок исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. О нем мы рассказывали в статье "Исчисление и выплата социальных пособий в 2011 году". Так, в частности, с 1 января 2011 г. расчетный период для исчисления социальных пособий равен двум календарным годам, предшествующим наступлению временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы у других страхователей. Значит, для того, чтобы рассчитать сумму пособия работнику, который менял места работы за последние два года, организации или предпринимателю понадобится справка о сумме выплат от его прошлых работодателей. Остановимся подробнее на выдаче данной справки и проверке указанных в ней сведений.
Порядок выдачи справки
Форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год и Порядок ее выдачи утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н.
Однако не стоит путать указанную справку со справкой о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, которая утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Справку по форме 2-НДФЛ работодатель, как и прежде, представляет в налоговый орган для отчета по уплаченным за работников суммам налога на доходы физических лиц.
Итак, справка о сумме заработной платы выдается в день прекращения работы, в период выполнения которой физическое лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При этом никакого заявления от работника не требуется.
Примечание. Порядок выдачи справок о сумме заработка разработан в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ.
А как быть, если у работодателя нет возможности вручить справку о сумме заработка своему работнику непосредственно в день прекращения его работы? В этом случае необходимо направить бывшему работнику уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте.
Если справка понадобилась ранее уволенным сотрудникам, то работодатель выдает ее только на основании их письменного заявления, в том числе направленного по почте. Срок для этого - три рабочих дня со дня получения (регистрации) соответствующего заявления.
Обратите внимание: заявление может быть подано не только самим работником, но и его законным представителем либо доверенным лицом. В последнем случае вместе с заявлением потребуется представить документы, удостоверяющие личность и полномочия.
В связи с тем что у работодателей с этого года появилась новая обязанность, многие ли работодатели собираются выдавать своим работникам справки о сумме заработка. Как показали результаты опроса, половина респондентов (55%, или 137 человек) будут выдавать справки, поскольку это является их прямой обязанностью. 37% опрошенных (94 человека) сказали, что выдавать справки собираются только тем работникам, которые сами об этом попросят. И лишь 8% респондентов (20 человек) указали, выдавать справки о сумме заработка они не будут.
Кстати, за отказ в выдаче справки о сумме заработка работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ. В первом случае штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 руб., для индивидуальных предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, для организаций - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Во втором случае размер штрафа предусмотрен только для должностных лиц и составляет от 1000 до 3000 руб.
Примечание. Об ответственности за невыдачу справки о сумме заработной платы - Письмо Минздравсоцразвития России от 22.04.2011 N 10-4/328615-19.
Теперь несколько слов об оформлении справки.
Заполняется она на основании данных бухучета и отчетности страхователя от руки (шариковой ручкой с черными или синими чернилами) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Причем подчистки и исправления в справке недопустимы. Заполненная справка удостоверяется круглой печатью организации, которая проставляется в специально отведенном месте ("Место печати страхователя"), расположенном в нижнем левом углу справки. При этом подпись не должна закрываться печатью. Если вы обратили внимание, то про печать предпринимателя в Порядке выдачи справки ничего не сказано. Значит, ему не надо удостоверять заполненную справку о сумме заработка своей печатью.
Примечание. Согласно положениям Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ организации, уплачивающие ЕНВД, ведут бухгалтерский учет и представляют бухгалтерскую отчетность в обычном порядке.
Заметим, что согласно ст. 15.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ) работодатель, выдавший справку о сумме заработка, несет ответственность за достоверность содержащихся в ней сведений.
Если в результате недостоверных данных работнику будет выплачено пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам или ежемесячное пособие по уходу за ребенком в большей сумме, работодатель должен будет возместить ФСС РФ причиненный ущерб в соответствии со ст. 15 ГК РФ.
Рассмотрим заполнение справки о сумме заработка на примере.
Пример. ООО "Башмачок" оказывает населению услуги по ремонту обуви и зонтов и применяет систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход. Мастер по ремонту обуви И.В. Левша, работающий в организации с 1 марта 2009 г., написал заявление на увольнение по собственному желанию с 31 мая 2011 г.
В день увольнения согласно ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель выдал сотруднику трудовую книжку, заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с работой.
Кроме того, в этот же день ООО "Башмачок" оформило и выдало увольняющемуся работнику за период с 1 марта 2009 г. по 31 мая 2011 г. справку о сумме заработка, на которую начислялись страховые взносы в ФСС РФ.
Заполним справку о сумме заработка при условии, что выплаты в пользу работника за указанный период составили:
- с 1 марта по 31 декабря 2009 г. - 180 000 руб.;
- с 1 января по 31 декабря 2010 г. - 216 000 руб.;
- с 1 января по 31 мая 2011 г. - 100 000 руб.
Решение
В верхней части справки укажем дату ее выдачи - 31.05.2011 и номер - 3.
В разд. 1 "Данные о страхователе" впишем полное наименование организации - Общество с ограниченной ответственностью "Башмачок", наименование территориального органа страховщика - ГУ - Нижегородское региональное отделение ФСС РФ. Филиал N 25, регистрационный номер страхователя - 5225023456, код подчиненности - 5225, ИНН - 5201062534, КПП - 520101001, адрес места нахождения организации - 603004, г. Нижний Новгород, пр. Ленина, д. 18 и телефон - (831) 295-88-45.
В разд. 2 "Данные о застрахованном лице" укажем Ф.И.О. работника - Левша Игорь Вениаминович, его паспортные данные - 6160 N 512280, выдан УВД Ленинский г. Нижнего Новгорода, 18.12.2002, адрес места жительства - 603009, Российская Федерация, Нижегородская область, г. Нижний Новгород, ул. Азовская, д. 15, кв. 10, СНИЛС - 015-234-567 89, а также период работы в организации - с 1 марта 2009 г. по 31 мая 2011 г.
В разд. 3 "Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" укажем 180 000 руб. за 2009 г., 216 000 руб. за 2010 г., 100 000 руб. за 2011 г.
Образец заполненной справки.
--------------------------------
<*> Лица, подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, определены частью 1 статьи 2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".
<**> За период до 1 января 2010 года, а для лиц, работающих по трудовым договорам в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, за период до 1 января 2011 года в справке указываются сведения о всех видах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" и которые не превышают предельную величину базы для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, установленную в 2010 году (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 30, ст. 3738; N 48, ст. 5726; 2010, N 19, ст. 2293; N 31, ст. 4196; N 40, ст. 4969; N 42, ст. 5294; N 49, ст. 6409; N 50, ст. 6597; N 52, ст. 6998; 2011, N 1, ст. 40, ст. 44).
<***> Заполняется руководителем организации (обособленного подразделения).
Порядок проверки сведений в справке
При получении от сотрудника справки о сумме заработной платы, выданной ему другими страхователями, работодатель - организация или индивидуальный предприниматель в силу п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ вправе проверить подлинность указанной справки и достоверность содержащихся в ней сведений.
Это осуществляется путем направления в территориальный орган страховщика по месту регистрации страхователя, сведения о котором проверяются, запроса по форме и в Порядке, которые утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 20н.
В запросе указываются все сведения о проверяемом страхователе (страхователях), содержащиеся в справке (справках) о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий, представленной (представленных) работником.
Запрос направляется по почте либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, или представляется непосредственно в территориальный орган страховщика.
Обратите внимание: с работника, представившего справки с недостоверными сведениями о сумме заработка, может быть взыскана излишне выплаченная сумма пособия по болезни, по беременности и родам или ежемесячного пособия по уходу за ребенком (ст. 15 Закона N 255-ФЗ).
А как быть, если работник не имеет возможности представить справку о сумме заработка, например из-за того, что организация, в которой он до этого работал, прекратила свою деятельность?
В этом случае работодатель, к которому обратились за выплатой пособия, вправе по письменному заявлению застрахованного лица направить запрос в территориальный орган ПФР о предоставлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях указанному лицу на основании данных индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
Форма заявления работника о направлении запроса в территориальный орган ПФР о предоставлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, а также форма самого запроса утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.
Примечание. Этим же Приказом утверждены Порядки направления запроса и предоставления территориальным органом ПФР сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица.
Запрос работодатель направляет в территориальный орган ПФР по почте либо в виде электронного документа, оформленного с использованием электронной цифровой подписи, не позднее двух рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления сотрудника. Если необходимо запросить сведения по нескольким страхователям, то работодатель направляет запросы отдельно по каждому страхователю.
В свою очередь территориальный орган ПФР предоставляет работодателю сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н, в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения (регистрации) запроса. Исключением является ситуация, когда запрос получен территориальным органом Пенсионного фонда РФ в I квартале текущего года и в нем запрашиваются сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица за предшествующий календарный год. В этом случае сведения отправляются работодателю не позднее 1 апреля текущего календарного года.
Так же как и сам запрос, сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица могут быть отправлены территориальным органом ПФР как по почте, так и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.