Главная - Новости

Порядок ведения кассовых операций по новому

С налоговым контролем очень близко сопряжен контроль за движением денежных средств, прежде всего наличных. Правда, контролирующим органом в этой части является не ФНС, а ЦБР. Данное учреждение и устанавливает правила работы с кассами для каждой организации (не путать с правилами работы с ККТ).

Основным регламентирующим документом при этом является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание).
Надо иметь в виду, что недавно в него внесены изменения Указанием Банка России от 19.06.2017 N 4416-У. Они применяются с 19.08.2017. Далее мы расскажем о кассовых операциях с учетом этих изменений.

Указание распространяется на все юридические лица, но из них отдельно выделены субъекты малого предпринимательства. Для них, и в особенности для индивидуальных предпринимателей, предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций (п. 1). То есть Указание исполняется всеми юридическими лицами независимо от обязанности ведения бухгалтерского учета, но имеет значение статус малого предприятия.

К сведению. К субъектам малого предпринимательства относятся, в частности, хозяйственные общества, которыми обычно являются организации (ГУПы и МУПы не упоминаются в качестве субъектов малого предпринимательства), а также индивидуальные предприниматели. Но они должны соответствовать некоторым условиям (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации"):

  • суммарная доля участия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов (за исключением суммарной доли участия, входящей в состав активов инвестиционных фондов) в уставном капитале организации в форме ООО не должна превышать 25%;
  • суммарная доля участия иностранных юридических лиц и (или) юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать 49%;
  • среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать 100 человек;
  • доход хозяйственного общества или индивидуального предпринимателя, полученный от осуществления предпринимательской деятельности за предшествующий календарный год, который определяется в порядке, установленном законодательством РФ о налогах и сборах, суммируется по всем осуществляемым видам деятельности и применяется по всем налоговым режимам, не должен превышать 800 млн руб. (Утверждено Постановлением Правительства РФ от 04.04.2016 N 265).

Надо иметь в виду, что с 01.07.2016 вступил в силу Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Его ведет ФНС на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также иных сведений, необходимых для контроля за соблюдением исполнения критериев отнесения хозяйствующих субъектов к малым или средним предприятиям.

Можно любое предприятие проверить, в том числе и собственное, входит ли оно в этот реестр, использовав сервис ФНС по адресу https://rmsp.nalog.ru. Сведения в данном реестре обновляются 10-го числа каждого месяца и сохраняются в течение пяти лет с момента каждого обновления.

Фактически, если организация отсутствует в этом реестре, ей может быть отказано в праве на упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Лимит остатка наличных денег

Согласно п. 2 Указания кассовые операции включают в себя операции по приему наличных денег (в частности, их пересчет) и их выдаче. Для ведения данных операций устанавливается лимит остатка наличных денег (далее - лимит), но это делают только юридические лица, а предприниматели от такой обязанности освобождены.

Если юридическое лицо является субъектом малого предпринимательства, оно также может не устанавливать лимит.

Порядок расчета лимита предполагает для юридического лица два варианта расчета данного лимита: один - исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, другой - исходя из объема их выдачи (исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Обособленному подразделению, сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу, лимит устанавливается в порядке, предусмотренном Указанием для юридического лица.

Указание также требует, чтобы юридическое лицо, имеющее обособленное подразделение, сдающее наличные деньги не на банковский счет, открытый юридическому лицу, а в кассу юридического лица, рассчитывало лимит с учетом этих наличных денег. Но дополнительно надо определить в качестве части общего лимита отдельный лимит для такого подразделения, направив в него экземпляр соответствующего распорядительного документа.

Можно накапливать наличные деньги в кассе сверх установленного лимита в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Наличные деньги, сумма которых превышает лимит, сдаются для зачисления на расчетный счет юридического лица.

Кто ведет кассовые операции

Для ведения кассовых операций руководителем организации или индивидуальным предпринимателем назначается кассир или иной работник, ему определяются права и обязанности, с которыми он знакомится под подпись.

В то же время кассовые операции может проводить и сам руководитель. Но при наличии нескольких кассиров из их числа надо назначить старшего кассира.

Оформляются кассовые документы (п. 4.2 Указания):

  • главным бухгалтером;
  • бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);
  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

У кассира должны быть печать (штамп), содержащая (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе.

Подписываются кассовые документы главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Кассовые ордера

Для индивидуальных предпринимателей установлено, что они могут не оформлять приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО), а также не вести кассовую книгу, если в соответствии с налоговым законодательством РФ они ведут учет доходов и расходов (учет доходов) и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности (абз. 4 п. 4.1, абз. 9 п. 4.6 Указания).

Впрочем, все индивидуальные предприниматели так или иначе ведут учет подобным образом, поэтому данное правило можно распространить на всех.

Из Указания следует, что кассовые документы должны оформляться в соответствии с кодами, присвоенными им Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299). Те же коды применяются в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", поэтому фактически следует использовать именно формы, приведенные в Постановлении.

В п. 4.1 Указания учтено, что экономические субъекты за некоторым исключением уже перешли на использование онлайн-касс. Поэтому сказано, что кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа".

В указанном абзаце приводится понятие фискального документа, под которым понимаются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, определенного законодательством РФ о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Кассовая книга

Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге. Записи в ней ведутся по каждому ПКО и РКО (п. 4.6 Указания).

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - руководитель) записи в кассовой книге сверяет с данными кассовых документов и подписывает эти записи.

Обратите внимание! Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не заносятся.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги с учетом срока составления им бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Напомним, что согласно п. 3 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в общем случае бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется за год, а промежуточная, то есть за отчетный период менее года, составляется экономическим субъектом в случаях, когда законодательством РФ, нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета, договорами, учредительными документами экономического субъекта, решениями собственника экономического субъекта установлена обязанность ее представления.

Прием наличных

Прием наличных денег производится по ПКО. Согласно п. 5.1 Указания во время этой операции кассир проверяет:

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя);
  • при оформлении ПКО на бумажном носителе - соответствие подписи образцу, за исключением случая, предусмотренного в абз. 2 пп. 4.4 п. 4 Указания, то есть при ведении кассовых операций и оформлении кассовых документов руководителем;
  • соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО;
  • соответствие суммы, указанной в ПКО, сумме фактически принятых наличных денег.

Если все эти условия выполнены, то кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к нему, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему эту квитанцию.

Прием в кассу наличности от обособленного подразделения тоже производится по ПКО.

Выдача наличных

Выдача наличных денег в общем случае производится по РКО, но при выплатах работникам кроме них используются расчетно-платежные и платежные ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на названные выплаты).

Согласно п. 6.1 Указания во время таких операций кассир проверяет:

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя);
  • при оформлении ПКО на бумажном носителе - соответствие подписи образцу, за исключением случая, предусмотренного в абз. 2 пп. 4.4 п. 4 Указания, то есть при ведении кассовых операций и оформлении кассовых документов руководителем;
  • соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
  • наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО (при выдаче по РКО).

Кассир подписывает РКО непосредственно после выдачи наличных. В день окончания выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости):

  • проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег;
  • подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;
  • сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
  • проставляет свою подпись;
  • передает РКО для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю);
  • на фактически выданные суммы наличных денег по ведомости оформляет РКО.

Выдача из кассы наличных денег обособленному подразделению производится по РКО.

Об исправлениях

Внесение исправлений в кассовые документы, то есть в ПКО и РКО, не допускается. Но в остальные документы, ведение которых предусмотрено Указанием (книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовую книгу, расчетно-платежную и платежную ведомости), исправления вносить можно, сопроводив их датой исправления, фамилией и инициалами, а также подписями лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

А вот в документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания названных документов не допускается.

И кассовые операции будут электронными

Все документы, перечисленные в Указании, можно оформлять в электронном виде. Они должны быть защищены от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также обязательно подписаны электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отсутствии электронной подписи электронные документы необходимо распечатывать и оформлять в порядке и сроки, которые установлены для бумажных документов, чтобы избежать санкций в случае проверки.

Добавим, что в абз. 5 пп. 5.1 п. 5 Указания появилось такое новшество: квитанция к оформленному ПКО может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

В абз. 6 пп. 5.1 п. 5 Указания поясняется, как поступать кассиру, если вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, отраженной в ПКО. Если наличных денег больше, то кассир просто возвращает излишек.

А вот если наличных недостаточно, то кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму. И если тот отказывается, то уже внесенная сумма возвращается кассиром вносителю.

При этом кассир перечеркивает ПКО и передает его главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

В случае оформления ПКО в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и также передает его главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

В электронном виде может быть оформлен и РКО. Согласно пп. 6.2 п. 6 Указания при выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает его получателю наличных денег для проставления подписи.

В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.

Выдавайте суммы под отчет, не ожидая погашения задолженности

В пп. 6.3 п. 6 Указания определено, что для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Теперь данный РКО может быть оформлен по распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя. То есть заявление подотчетного лица в этом случае необязательно. Оно оформляется при отсутствии распорядительного документа.

Обратите внимание! Согласно абз. 3 пп. 6.3 п. 6 Указания выдача наличных денег под отчет могла проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Многие годы такое условие было обязательным.
Но теперь разрешено выдавать новую сумму под отчет даже при наличии у данного работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Октябрь 2017 г.





Новости по теме: