Учет и налогообложение при использовании служебного мобильного телефона для личных переговоров

 

Проблема учета расходов на услуги операторов мобильной связи снова стала актуальной: Минфин России и налоговые органы вновь стали давать разъяснения по учету этих затрат. Одна из причин тому - получение работодателями счетов от операторов связи на значительные суммы из-за того, что сотрудники используют выданные им служебные телефоны для ведения личных разговоров и для развлечений.

Обычная ситуация: в компанию поступил счет от оператора мобильной связи, и выяснилось, что за услуги, не связанные со служебной необходимостью, придется заплатить немалую сумму. Существенные расходы работодателю сулит использование сотрудниками телефонов во время поездок на отдых за рубеж.
С учетом того, что все чаще и чаще организации предоставляют работникам самые современные средства связи, позволяющие подключаться к Интернету, пользоваться социальными сетями и т.п., может быть выявлено расходование на непроизводственные нужды довольно значительных сумм.
Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 разъяснил, что в случае использования сотрудником сотового телефона в личных интересах (например, при осуществлении звонков по служебному телефону в период пребывания за границей в отпуске) у него возникает доход в натуральной форме в виде оплаты услуг мобильной связи работодателем. Данный доход облагается НДФЛ в соответствии со ст. 211 НК РФ. В свою очередь, работодатель должен исполнить обязанности налогового агента.
Если организация не требует от работников возмещения "непроизводственных" расходов на мобильную связь, то на стоимость личных звонков нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль (пример 1).

Пример 1. Через две недели после возвращения работника из загранкомандировки поступил счет от оператора связи, и выяснилось, что долг организации за полученные услуги составляет 10 810 руб., причем стоимость телефонных переговоров работника по служебной необходимости лишь 1200 руб. Однако к тому времени работник уже уволился.
Основываясь на нормах п. 5 ст. 226 НК РФ, бухгалтерия организации письменно сообщила налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать налог на доходы физических лиц, а также о его сумме.
Стоимость личных переговоров работника - 9 610 руб. (10 810 - 1200) не была учтена при расчете базы по налогу на прибыль.

В настоящее время все большее число компаний ведут строгий контроль расходов на мобильную связь, полагая, что работодатель не должен оплачивать услуги, не связанные с производственной необходимостью. Определить, вел работник по телефону переговоры служебного характера или пользовался услугами мобильной связи в личных нуждах, можно на основании детализированного счета оператора связи (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).
Статья 238 ТК РФ определяет, что работник обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб. В рассматриваемом случае под прямым действительным ущербом следует понимать фактические потери предприятия на оплату не связанных с производственной необходимостью услуг мобильных операторов, которые определяются на основании выставленных детализированных счетов.
Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (пример 2).

Пример 2. За работником предприятия закреплен служебный сотовый телефон. На лицевом счете - 52 руб., работнику следовало сделать звонок и передать срочную служебную информацию по сделке, предполагаемый доход от которой - 100 000 руб. Однако в связи с чрезвычайной ситуацией в семье работник был вынужден вести со служебного сотового телефона личные переговоры, потратив все средства, числившиеся на счете. В результате срочная информация не была передана, сделка сорвалась. Прямой действительный ущерб в данном случае - 52 руб., а неполученные доходы (упущенная выгода) - 100 000 руб. Взыскать с работника можно лишь 52 руб.

Чтобы правомерно удержать с сотрудника сумму причиненного им ущерба, необходимо выполнить требования трудового законодательства. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками провести проверку и установить размер причиненного ущерба и причины его возникновения. Для осуществления проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием необходимых специалистов.
С работника следует потребовать объяснение в письменной форме для установления причин возникновения ущерба. Если работодатель не учтет требования трудового законодательства, работник может обжаловать его действия в суде (пример 3).

Пример 3. После поступления детализированного счета от оператора связи выяснилось, что со служебного сотового телефона сотрудник сделал несколько звонков на крупную сумму по неизвестным телефонным номерам.
Руководство предприятия не стало выяснять причин возникновения ущерба, его точный размер, конкретных виновных лиц. Ответственность за причиненный предприятию ущерб была возложена на работника, за которым был закреплен данный сотовый телефон.
Работник с действиями администрации не согласился и подал исковое заявление в суд. Аргументы истца были такими: закрепленный за ним сотовый служебный телефон он по устному распоряжению руководства на несколько дней передавал другому работнику предприятия. Переговоры по неизвестным номерам велись как раз в те дни, когда телефон находился у другого работника. Суд поддержал работника, мотивируя это тем, что работодатель не провел проверку для установления причин возникновения ущерба и конкретных виновных лиц.

Результаты проверки должны быть оформлены соответствующим документом (например, актом), содержащим ряд обязательных сведений: размер причиненного ущерба, причины его возникновения, конкретных виновных лиц.
Порядок взыскания ущерба описан в ст. 248 ТК РФ. Возмещение "нецелевых расходов" может производиться тремя путями:
- первый - работник добровольно возмещает ущерб;
- второй - суммы удерживаются работодателем;
- третий - долг взыскивается в судебном порядке.
Нужно подчеркнуть, что работодатель может самостоятельно взыскать сумму с работника лишь при одновременном соблюдении следующих условий:
- взыскиваемая сумма не превышает средний месячный заработок работника;
- имеется распоряжение руководителя организации на взыскание, которое сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера ущерба, причиненного сотрудником;
- работник согласен возместить причиненный работодателю ущерб;
- трудовые отношения с работником продолжаются, и удержание может быть произведено из заработной платы работника.
Чтобы удерживать денежные средства из заработной платы работника, необходимо его заявление или решение суда.
На практике до суда дело доводится очень редко, и не только потому, что работодатели не хотят тратить на это время и средства; доказать вину работника достаточно сложно. Предположим, что телефон, с которым велись переговоры, не домашний телефон работника, а телефон какой-нибудь коммунальной службы, коммерческой организации. Никакое разбирательство, особенно проводимое некоторое время спустя, не сможет доказать, что звонил конкретный работник, особенно если к телефону имели доступ несколько человек. Такие непроизводственные расходы придется списать на убытки (пример 4).

Пример 4. Бухгалтерией торгового предприятия установлены факты использования работниками служебного сотового телефона в личных целях. Сумма оплаты, выставленная оператором связи, - 5546 руб. (в том числе НДС 846 руб.), включая стоимость переговоров по личным вопросам 1321,60 руб. (в том числе НДС 201,60 руб.).
В учете произведены записи:
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
3580 руб. (5546 - 846 - 1120)
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи без учета НДС и расходов на личные переговоры;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
644,40 руб. (3580 x 18%)
отражен НДС по расходам на оплату услуг сотовой связи без учета расходов на личные переговоры;
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
1321,60 руб.
отражена сумма расходов на оплату личных переговоров работников.
Если виновное лицо не установлено, то в учете производится запись:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1321,60 руб.
сумма расходов на оплату личных переговоров работников списана на убытки в связи с отсутствием виновного лица (без уменьшения базы по налогу на прибыль).
Если виновное лицо найдено, применяется следующая корреспонденция счетов:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1321,60 руб.
сумма расходов на оплату личных переговоров работника списана на виновное лицо.
В дальнейшем могут быть произведены следующие учетные записи:
вариант I:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы"
К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
1321,60 руб.
сумма расходов на оплату личных переговоров работника списана на убытки в связи с невозможностью ее взыскания с виновного лица (без уменьшения базы по налогу на прибыль);
вариант II:
Д-т сч. 50 "Касса"
К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
1321,60 руб.
виновное лицо внесло денежные средства в кассу предприятия;
вариант III:
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
1321,60 руб.
сумма ущерба удержана из заработной платы работника.

Не всегда использование служебных мобильных телефонов в личных целях удается выявить оперативно. Зачастую суммы, уплаченные оператору связи, признаются в бухгалтерском и налоговом учете в качестве расходов, и лишь через некоторое время выясняется их непроизводственный характер. После того как будет установлен факт злоупотреблений со стороны работника (использование служебного телефона в личных целях), данные налогового учета придется скорректировать (пример 5).

Пример 5. Воспользуемся данными примера 4, но предположим, что стоимость переговоров по личным вопросам, составлявшая 1321,60 руб. (в том числе НДС 201,60 руб.), списана на расходы предприятия. В том же отчетном периоде установлено, что услуги мобильной связи не были связаны с производственными нуждами.
В учете организации производятся следующие записи:
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- 1120 руб.
сторнирована ранее списанная на расходы предприятия стоимость личных переговоров со служебного мобильного телефона;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
- 201,60 руб.  (1120 x 18%)
сторнирован в отчетном периоде НДС, необоснованно отнесенный к вычету.
Если НДС был отнесен к вычету в прошлом отчетном периоде, то запись по восстановлению НДС будет следующей:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы"
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",
201,60 руб. (1120 x 18%)
восстановлен налог на добавленную стоимость, ранее принятый к вычету.