Как грамотно оформить совмещение должностей главного бухгалтера и кассира

 

Зачастую при приеме на работу главного бухгалтера руководитель изначально оговаривает с ним, что тот будет выполнять еще и кассирские обязанности, и прописывает их в трудовом договоре главбуха.

Совмещение должностей означает, что работник организации, наряду с работой по своей основной должности, прописанной в трудовом договоре, выполняет еще дополнительную работу по другой должности. Причем делает он это в пределах своего обычного рабочего дня (а не сверх того) за счет интенсивности (уплотнения) работы в течение дня.

Но встречаются и другие ситуации. Иногда руководители небольших фирм, в которых наличные расчеты ведутся нечасто, лишившись по какой-либо причине кассира (ушла в декрет, уволилась и т.д.), предпочитают не брать на эту должность нового человека. Они предлагают главному бухгалтеру за дополнительные деньги выполнять функцию кассира.

Однако в этом случае недостаточно одного только устного распоряжения руководителя и согласия главбуха взять на себя дополнительную нагрузку. При возложении на него кассирских обязанностей (впрочем, как и любых других) имеет место совмещение должностей, которое должно быть документально оформлено. В этом материале мы расскажем, как правильно это сделать и на что обратить особое внимание.

 

Документы, которые нужно оформить

 

Шаг 1. Итак, если кассирскими обязанностями вас озадачили не сразу при приеме на работу, а спустя какое-то время, тогда дополнительно к "главбуховскому" трудовому договору надо заключить соглашение о совмещении должностей главбуха и кассира, обязательно указав в нем:

- размер доплаты за выполнение дополнительной работы. Его можно установить как в твердой сумме, так и в процентах от зарплаты по основной работе;

- срок, в течение которого параллельно будут исполняться обязанности. Если в ближайшем будущем ваш директор не планирует брать кого-то на эту работу, то конкретный срок можно и не указывать.

Дополнительное соглашение может выглядеть, например, так.

 

Дополнительное соглашение N 2

к трудовому договору N 38 от 04.02.2008

о совмещении должностей

г. Москва

10 июня 2010 г.

Общество с ограниченной ответственностью "ПанОптик", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице Генерального директора Филькина Г.В., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Красина Н.Д., занимающая должность главного бухгалтера, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, совместно именуемые "Стороны", заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Работник обязуется выполнять в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу по должности кассира.

2. За выполняемую по настоящему соглашению дополнительную работу по должности кассира Работник получает доплату в размере 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей в месяц.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.

6. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой передается Работнику.

Подписи сторон

Работодатель:

Работник:

 

Шаг 2. Нужно напечатать приказ о совмещении должностей с указанием размера доплаты и подписать его у руководителя. Этот приказ является для бухгалтерии основанием для начисления установленной доплаты. Приведем пример такого приказа.

 

Общество с ограниченной ответственностью "ПанОптик"

Приказ N 45

г. Москва

10 июня 2010 г.

О возложении обязанностей по выполнению

дополнительной работы в порядке совмещения должностей

Приказываю:

1. Возложить на главного бухгалтера Красину Н.Д. выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности кассира за дополнительную оплату.

2. Установить Красиной Н.Д. доплату за выполнение дополнительной работы в порядке совмещения должностей в размере 15 000 руб.

Основание: соглашение к трудовому договору от 10.06.2010 N 2.

Генеральный директор Филькин

С приказом ознакомлена ------------- Н.Д. Красина

 

Шаг 3. Завершающим этапом будет заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу денег и финансовых документов, вверенных вам в связи с выполнением обязанностей кассира (договор о материальной ответственности). Приводить образец такого договора мы не будем, поскольку существует его типовая форма.

 

Кому и зачем нужен договор о материальной ответственности кассира

 

Заключить такой договор - прежде всего в интересах работодателя. Ведь если он допустит главбуха к кассирским обязанностям, не заключив такой договор, то в случае обнаружения недостачи процедура взыскания ущерба с работника сильно усложнится.

Во-первых, работодатель сможет удержать с главбуха-кассира сумму причиненного ущерба лишь в пределах его среднего месячного заработка, который в случае совмещения должностей будет рассчитываться с учетом:

- оклада главного бухгалтера;

- кассирской доплаты.

То есть если сумма ущерба будет больше, чем "совмещенный" средний месячный заработок, то все, что свыше него, работодатель не сможет взыскать даже через суд.

Во-вторых, если работодателю придется в судебном порядке взыскивать с работника ущерб, то в суде ему самому придется доказывать, что работник действительно виновен в причинении ущерба. А это довольно проблематично.

Напомним, что работодатель будет вынужден взыскивать недостачу в пределах среднего месячного заработка через суд, если:

- он в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба не издаст письменное распоряжение о взыскании с работника причиненного ущерба;

- работник не согласен добровольно возместить ущерб.

Внимание! Даже если договор о полной материальной ответственности заключен, но размер "кассирского ущерба" превышает ваш "совмещенный" средний месячный заработок, то причиненный ущерб с вас можно взыскать только через суд.

Кроме того, без заключения договора о полной материальной кассирской ответственности руководитель не имеет права допускать главбуха к кассирской работе. И банки при проверке кассовой дисциплины следят за этим.

Таким образом, наличие договора о кассирской материальной ответственности позволит работодателю возместить всю сумму недостачи, даже если она превысит средний месячный заработок работника. Кроме того, если дело по возмещению ущерба дойдет до суда, то тогда доказывать свою невиновность должен будет сам работник.

 

Полная материальная ответственность у главбуха и у кассира - не одно и то же

 

Некоторые работодатели, принимая на работу главного бухгалтера, прописывают в трудовом договоре с ним условие о полной материальной ответственности. И когда они поручают главбуху выполнять еще и обязанности кассира, то зачастую пренебрегают заключением договора о полной материальной ответственности с ним как с кассиром, думая, что это излишне.

Внимание! Если договор о полной материальной ответственности заключен с вами только как с главбухом, а вы выполняете еще и обязанности кассира, то взыскать с вас "кассирский ущерб" работодатель сможет, только если он докажет вашу вину в возникновении ущерба.

Однако материально ответственный главбух обязан возместить лишь тот прямой действительный ущерб, который возник из-за его халатного отношения к своим прямым обязанностям. Пример такого ущерба - сумма штрафа за просрочку представления отчетности, при условии что:

- просрочка допущена по вине главбуха;

- составление и представление отчетности входит в должностные обязанности главбуха.

За недостачу денег главбух в отсутствие отдельного договора о материальной ответственности, заключенного с ним как с кассиром, отвечать не должен, даже если в его трудовом договоре, наряду с главбуховскими обязанностями, прописаны и кассирские. Ведь деньги и другие материальные ценности на основании договора о материальной ответственности ему не вверялись.

* * *

Правильное оформление совмещения должностей главбуха и кассира выгодно и вам. Сразу становится понятно, за что вы отвечаете.