Главная - Статьи

Сдаем отчетность: по почте, на флешке, бумажном носителе, по ТКС

Сдаем отчетность по почте

Налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи должны сдавать те компании, у которых среднесписочная численность сотрудников за год больше 100 человек (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ). Расчеты по страховым взносам отправить в электронной форме должны все организации, у которых среднесписочная численность персонала больше 50 человек. Основание – часть 10 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. При этом сведения о персонифицированном учете представляют в электронном виде на 50 человек и более (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Соответственно, если в штате организации ровно 50 человек, придется отчитываться перед ПФР в электронном виде. Ведь форма РСВ-1 ПФР и сведения о персонифицированном учете сдаются одновременно.
А вот остальные фирмы вправе выбрать один из четырех способов сдачи деклараций и расчетов: по почте, в электронной форме на компакт-диске или флешке, в бумажном виде (в том числе можно распечатать форму отчетности со штрихкодами), по телекоммуникационным каналам связи.
Далее подробности о каждом способе сдачи отчетности.

Количество экземпляров отчетности

По почте достаточно отправить один экземпляр отчета. Сдачу декларации (расчета) в этом случае будет подтверждать почтовая квитанция. Отправлять отчетность необходимо ценным письмом с описью вложения. Тогда, если возникнут разногласия с чиновниками, компания сможет доказать, какая отчетность была отправлена по почте.

Оформление почтового отправления

Письмо, в котором фирма пересылает налоговую отчетность в ИФНС, должно содержать опись вложения (п. 4 ст. 80 Налогового кодекса РФ). Кроме того, о необходимости описей упоминается и в пунктах 1 и 3.1 Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных… (утвержден приказом ФНС России от 18 июля 2012 г. № ММВ-7-1/505@). Опись на почте составляется только в том случае, когда отчетность отправляется ценным письмом.

Должны отметить, что у ценных писем есть один явный недостаток. Сотрудники почты не доставляют такую корреспонденцию, работники ИФНС, ПФР и ФСС РФ должны самостоятельно забирать ценные письма. Но на практике часто так не делают. Поэтому велика вероятность, что ценное письмо не дойдет до адресата. Инспекторы могут посчитать отчетность непредставленной. И предъявить штраф по статье 119 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание, что Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не требует, чтобы отчетность в ПФР и ФСС РФ, отправленная по почте, содержала опись вложения. Тем не менее опись лучше заполнить, чтобы избежать претензий из-за несданных расчетов.

Штамп инспектора о приеме отчетности

Даже если компания отправит отчетность по почте, она имеет право позже попросить налогового инспектора поставить на другом экземпляре штамп о приеме.

Для этого квитанцию, подтверждающую отправку письма, и опись, на которой проставлен штамп почтового отделения, принесите в ИФНС, ПФР или ФСС РФ. Тогда на штампе инспектора будет указан день, когда фирма отправила письмо по почте.

Документы, подтверждающие своевременную сдачу отчетности

Таким документом является почтовая квитанция. Однако иногда инспекторы помимо квитанции требуют еще один документ – кассовый чек почтового отделения, подтверждающий прием отчетности. Очевидно, что такие требования налоговиков являются незаконными.

Кроме того, инспекторы не могут обвинить компанию в несдаче отчетности и в том случае, если она затерялась на почте. То есть декларация, высланная по почте, считается сданной в инспекцию в тот день, когда на имя ИФНС было отправлено письмо с описью вложения. Чтобы определить такую дату, достаточно почтовой квитанции.

У компании сменился генеральный директор, но изменения в ЕГРЮЛ еще не внесены

Лучше всего внести изменения в единый госреестр юрлиц до сдачи отчетности. Иначе инспекторы могут посчитать отчетность, отправленную по почте, не сданной вовсе и приостановить операции по счетам из-за того, что Ф. И.О. директора, указанные в декларации, не совпадут с данными реестра.

И хотя такие действия инспекции незаконны (арестовать деньги из-за неверных записей в ЕГРЮЛ п. 3 ст. 76 Налогового кодекса РФ не позволяет), все же стоит задуматься об этой проблеме до сдачи годовой отчетности. Внести изменения в реестр несложно. И это позволит избежать проблем в дальнейшем.

Сдаем отчетность на компакт-диске (флешке) или в бумажном виде

Бухгалтер собирается сдавать отчетность в бумажном виде

Зачастую инспекторы отказываются принимать декларации и расчеты на бумаге и требуют представить формы на компакт-дисках или флешках. Однако если численность сотрудников не превышает 100 человек, то требование отчитываться в электронной форме в налоговую незаконно. Такую позицию неоднократно высказывал в своих письмах Минфин России (от 24 июля 2009 г. № 03-02-07/1-385, от 15 апреля 2009 г. № 03-02-08/31 и др.).

Несмотря на незаконность требований инспекторов сдавать отчетность на компакт-дисках (флешках), стоит отметить плюсы электронного способа сдачи. Отчетность, сданную на дискете, чиновники обработают быстрее, чем бумажный вариант. А значит, меньше вероятности, что во время сверки платежей в дальнейшем возникнут расхождения между данными фирмы и ИФНС (ПФР, ФСС РФ).

Использование штрихкодирования

В соответствии с приказом ФНС России от 10 июня 2008 г. № ВЕ-3-6/275@ у компаний есть возможность сдавать декларации (расчеты) в бумажном виде на машиночитаемых бланках с двухмерным штрихкодом.

Разработчики многих бухгалтерских программ устанавливают на компьютер пользователя единый модуль печати и шаблоны машиночитаемых бланков. Как утверждают представители ФНС России, у этого способа сдачи отчетности есть следующие преимущества.

Во-первых, такой способ реализуется бесплатно. От плательщиков не требуется дополнительных затрат – добавить в декларацию штрихкод позволяют обычные бухгалтерские и налоговые программы.

Во-вторых, сокращается время приема отчетности налоговым инспектором, так как декларации (расчеты) проверяются только визуально.

В-третьих, как уверяют инспекторы, способ является простым и удобным. Достаточно только нажать кнопку, чтобы распечатать отчетность в нужном формате.

Четвертое преимущество, которое отмечают налоговики, – высокая скорость ввода информации и исключение человеческого фактора, то есть устраняются ошибки налогового инспектора, который вводит информацию в базу данных.

Требования к формированию документов налоговой отчетности, распечатанных с двухмерным штрихкодированием

Обработать представленную отчетность с помощью сканера инспекторы смогут, если налоговая отчетность соответствует следующим условиям.

1. Форма декларации составлена не по устаревшей форме.

2. Листы представляемых деклараций (расчетов) принадлежат к одной версии бланков налоговой отчетности.

3. Каждый документ (декларация, расчет) имеет титульный лист.

4. Листы не продублированы, если этого не требует законодательство.

5. В налоговой отчетности заполнены реквизиты, позволяющие в дальнейшем идентифицировать документ (первичный или корректирующий вид, номер корректировки, налоговый (отчетный) период, отчетный год, полное наименование налогоплательщика, ИНН, код причины постановки на учет (для юридических лиц), подписи лиц, уполномоченных подтверждать достоверность и полноту сведений, печать организации в предусмотренном месте).

6. В налоговой отчетности не должно быть штампов, печатей и других отметок на не предусмотренных для этого полях. На листах налоговой отчетности не должно быть исправлений.

7. Документы налоговой отчетности должны быть представлены на бланках, распечатанных с помощью бухгалтерских программ. Ксерокопии бланков не принимаются.

8. Сохранена целостность листов налоговой отчетности (она не помята, не надорвана, нет загрязнений, не имеет отверстий от дырокола, листы не скреплены скобами, скрепками).

9. Все листы налоговой отчетности должны соответствовать формату А4. Не допускается двустороннее заполнение бланков.

10. Документы должны быть составлены на русском языке.

11. Удовлетворительное качество печати документов (черновое качество печати принтера ведет к усечению регистрационных номеров, смазыванию штрихкодов, то есть невозможности сканирования).

12. Необходимо установить модули печати, которые формируют в номерах GUID (9-11 знакоместа) версии 507 и выше.

13. Плотность используемой для печати бланков бумаги не ниже 80 г/см3.

Сдаем отчетность по ТКС

Численность сотрудников превышает 50 человек

Если среднесписочная численность персонала больше 50 человек, в ПФР и ФСС РФ нужно отчитаться в электронном виде (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). При этом сведения о персонифицированном учете представляют в электронном виде на 50 человек и более (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Соответственно, если в штате организации ровно 50 человек, придется отчитываться перед ПФР в электронном виде. Ведь форма РСВ-1 ПФР и сведения о персонифицированном учете сдаются одновременно.

Когда среднесписочная численность больше 100 человек, электронные отчеты отправляют также в ИФНС (ст. 80 Налогового кодекса РФ). Минфин России категорически против того, чтобы фирмы, у которых численность сотрудников превышает лимит, допускали самодеятельность, то есть отчитывались каким-нибудь другим способом (письмо от 13 февраля 2008 г. № 03-02-08/5).

Однако на практике не все организации могут приобрести программное обеспечение для сдачи отчетности через Интернет, поэтому отчитываются по почте или приносят бумажные декларации (расчеты).

Ответственность за сдачу отчетности не тем способом

Если компания обязана отчитываться по Интернету, но отправила декларацию другим способом (например, по почте), чиновники ИФНС оштрафуют ее по статье 119.1 Налогового кодекса РФ – 200 руб. за каждую форму. Такой порядок действует со 2 сентября 2010 года.

Обратите внимание: аналогичный штраф в 200 руб. за каждую форму предусмотрен в новой части 2 статьи 46 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Соответствующие поправки были внесены Федеральным законом от 3 декабря 2011 г. № 379-ФЗ и действуют с 1 января 2012 года. Так что если компания не тем способом отчиталась в ПФР или ФСС России, ее смогут оштрафовать.

Что необходимо для сдачи отчетности через Интернет

Для того чтобы начать отчитываться по электронным каналам связи, нужны четыре компонента:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат ЭП);
  • программа криптографической защиты информации (СКЗИ);
  • программа для формирования и отправки отчетности;
  • услуги специализированного оператора связи.

Обычно все эти программы и услуги можно заказать у одной компании-спецоператора, с которой потребуется заключить договор.

При этом нужно определить, кто в компании будет владеть сертификатом ЭП. Как правило, это человек, имеющий право подписи в отчетах. На его имя будет оформлен электронный ключ.

Подключив все программы, бухгалтер компании может отправлять налоговые отчеты через Интернет. На этом сотрудничество со спецоператором не заканчивается: после каждой отправки деклараций от компании-спецоператора будет приходить подтверждение. Кроме того, по мере необходимости оператор связи будет обновлять формы отчетности.

Заключаем договор со спецоператорами

Чтобы сдавать отчетность в электронной форме через Интернет, обычно компания заключает договор со специализированным оператором связи. Он установит на компьютер бухгалтера программу, с помощью которой и будут представляться декларации через Интернет. В программе содержатся все форматы бухгалтерской и налоговой отчетности. При изменении бланков нужно обновить их формат в программе. Для этого достаточно позвонить спецоператору – он подскажет, как запустить процесс обновления.

Уведомление налоговой инспекции о том, что организация планирует перейти на сдачу налоговой отчетности по ТКС

Такое уведомление не нужно. Порядок представления налоговой декларации (расчета) в электронном виде, утвержденный приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169, не содержит требований о том, что применение такого способа носит уведомительный характер. Первая присланная через Интернет налоговая отчетность сама по себе будет свидетельствовать о новом способе сдачи. Главное, чтобы организация была уверена, что оператор связи сотрудничает с инспекцией, в которую организация должна представлять отчетность.

Как сообщить о доверенности в инспекцию, если вы отчитываетесь через спецоператора

Если отчеты в ИФНС вы передаете через Интернет, поставив везде свою усиленную квалифицированную ЭП, с каждой отправкой вам необходимо заполнять отдельное информационное сообщение. В нем укажите реквизиты доверенности – той, копию которой вы заблаговременно должны направить в свою налоговую.

Сама форма сообщения и ее электронный формат утверждены приказами ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@ и от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/534@ соответственно. А о том, какие именно сведения туда заносить, сотрудники ФНС России подробно разъяснили в методичке, разосланной по всем инспекциям письмом от 24 января 2011 г. № 6-8-04/0002@.

По сути, в сообщении вы передадите все основные реквизиты доверенности, данные о вашей компании, а также о вас, как о представителе и, главное, как о владельце сертификата ключа подписи (ЭП). Понятно, что подписывать декларации и владеть сертификатом должен один и тот же человек.

В блоке «Сведения о доверителе» вам понадобится указать код. Так вот, в общем случае, когда доверенность вам подписал руководитель компании, впишите «01».

Если же доверенность оформил законный представитель организации (допустим, учредитель), код будет «02». А в ситуации, когда вы передоверили свои полномочия еще кому-то, в сообщении надо указать «03».

Кроме того, в сообщении обязательно отразите перечень полномочий по доверенности. Вернее, выберите код набора действий. Как минимум «01». Это значит, что представитель (то есть вы) вправе подписывать налоговые декларации, передаваемые в инспекцию в электронном виде по каналам связи. Для максимально полного набора полномочий предназначен код «99».

Сдача отчетности по ТКС не через оператора связи

Некоторые инспекции практикуют способ приема электронной отчетности напрямую через сайт ФНС России, без оператора связи. Но делать это можно не во всех регионах. Такой способ практикуется, например, в инспекциях Москвы, Санкт-Петербурга, Татарстана, Тверской, Кемеровской, Самарской и Кировской областей. Список субъектов РФ будет расширяться. Итак, о механизме сдачи отчетности без оператора. Прежде всего налогоплательщику, который решил опробовать этот способ, нужно узнать, готова ли инспекция к приему электронной отчетности без операторов, установлена ли там программа «ГНИВЦ-ПРИЕМ Регион». Если да, то следует обратиться в Доверенный удостоверяющий центр ГНИВЦ ФНС России, купить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи сроком на год и необходимое программное обеспечение. Информацию об удостоверяющих центрах можно найти на сайте ГНИВЦ ФНС России (www.gnivc.ru) в разделе «Список Доверенных УЦ».

Затем налогоплательщик подает заявление в свою инспекцию о том, что желает подключиться к новой программе и пересылать налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность напрямую в налоговый орган без участия оператора связи.

Обратите внимание: есть возможность использовать для подготовки отчетности в ФСС РФ электронный портал соцстраха (http://fz122.fss.ru/). Зарегистрировавшись, вы сможете заполнить форму-4 ФСС и проверить, правильно ли она составлена, в автоматическом режиме.

Отчитываются перед соцстрахом через шлюз приема расчетов в Интернете по адресу http://f4.fss.ru/. При этом пользоваться услугами спецоператора не нужно. Но нужна электронно-цифровая подпись.

Затраты на электронную отчетность (ТКС)

У компании, которая решила сдавать отчетность по Интернету, неизбежно возникнут расходы на приобретение программного обеспечения и обслуживание системы. При расчете налога на прибыль затраты на приобретение права пользования компьютерной программой учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание – подпункт 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А вот плату за обслуживание системы следует включить в расходы на оплату услуг связи и информационных систем. Это можно сделать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Если организация применяет упрощенную систему с объектом «доходы минус расходы» и программный комплекс не относится к амортизируемому имуществу (суммарные траты составили не более 40 000 руб.), плату за него можно учесть в составе расходов, связанных с приобретением права на использование программ для ЭВМ. Так позволяет делать подпункт 19 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

А вот расходы по обслуживанию системы, в том числе абонентскую плату, следует учесть в составе расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи. Данный вывод следует из подпункта 18 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Алгоритм отправки отчетности в налоговую инспекцию

Сначала необходимо подготовить декларацию в соответствии с утвержденным форматом. Это можно сделать с помощью:

  • бухгалтерской программы. Надо отметить, что на сегодняшний день большинство программ, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, позволяют подготавливать файлы установленного формата;
  • программы для ручного ввода отчетности и подготовки в электронном виде. К таким программам относятся: «Налогоплательщик ЮЛ», «Отчет 200Х», «1С: Налогоплательщик», «Инфопредприятие» и др.

Затем компания должна подписать декларацию (расчет) усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее в инспекцию по месту своего учета. Такую отправку осуществляют через специализированного оператора связи. Специализированный оператор связи – это участник электронного документооборота, который передает декларацию в электронном виде по каналам связи от налогоплательщиков в инспекцию (см. приказы МНС России от 10 декабря 2002 г. № БГ-3-32/705@, от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169).

Кроме того, специализированный оператор связи выполняет еще одну очень важную функцию. Он фиксирует дату отправки документов. Это и будет официальной датой представления декларации (расчета) в электронном виде. И даже если инспекция получит отчет позже срока, установленного для сдачи декларации, датой представления будет считаться та, что зафиксирована в подтверждении спецоператора связи.

В настоящее время практически в каждом регионе действуют несколько специализированных операторов, предлагающих различные решения по безбумажному и бесконтактному документообороту организации и налоговых органов. При этом темпы роста числа подключений к системам бесконтактного взаимодействия с государственными органами постоянно увеличиваются.

Документы, подтверждающие сдачу отчетности в ИФНС

В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) с момента направления отчетности ИФНС отправляет, а организация получает следующие документы:

  • подтверждение спецоператора связи с указанием даты и времени отправки документа (датой представления отчетности считается дата, которая указана в таком подтверждении);
  • квитанцию о приеме отчетности в электронном виде. Этот документ подтверждает, что декларация представлена в налоговый орган;
  • протокол входного контроля налоговой декларации. Положительный протокол говорит о том, что отчетность инспекцией принята. А вот если отчетность не прошла входной контроль, то налогоплательщик должен устранить ошибки и повторить процедуру сдачи электронных документов. После получения положительного протокола организация может считать документооборот по сдаче отчетности завершенным.

Если протокол входного контроля компания не получила, инспекторы не считают отчетность сданной. Но суды такой подход не разделяют (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 марта 2010 г. № А13-5546/2008).

Арбитражные судьи убеждены: даже если протокол входного контроля не пришел, но есть подтверждение специализированного оператора связи с датой отправки, отправка электронной налоговой отчетности считается состоявшейся. В частности, данный вывод есть в постановлении ФАС Московского округа от 5 июля 2013 г. по делу № А40-107240/12-90-539.

В электронной отчетности в ИФНС допущены ошибки

Если ошибки носят технический характер, то декларация не пройдет входной контроль в налоговой инспекции. Организация будет извещена об этом протоколом.

Если в электронной декларации искажена сумма налога, нужно представить уточненную декларацию. Если организация успеет исправить ошибки до того, как истечет последний срок сдачи отчетности, инспекция сочтет правильным уточненный вариант. Если не успеет, а сумма налога была занижена, то перед отправкой уточненной декларации надо перечислить в бюджет недоимку по налогу и пени.

Если электронная декларация отправлена своевременно, но при считывании информации в налоговой инспекции произошел программный сбой, привлекать организацию к ответственности за несвоевременное представление отчетности неправомерно. Такой вывод подтверждает судебная практика (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 5 мая 2008 г. № Ф09-3138/08-С2).

Как отправить электронный отчет в ФСС РФ

Весь процесс сдачи расчета будет проходить в два этапа.

1. Страхователь должен сформировать расчет и проверить его на соответствие формату. Делается это на специальном сайте по адресу http://fz122.fss.ru. Этот сайт открыт уже давно, поэтому известен многим страхователям – на нем и раньше можно было заполнить форму-4 ФСС и проверить сопоставимость данных.

2. Подготовленный файл нужно выгрузить с сайта на свой компьютер, подписать его электронной подписью (ЭП) и зашифровать с помощью программы криптографической защиты информации (СКЗИ). Тем, кто уже пользовался услугами спецоператоров, дополнительно покупать шифровальную программу не нужно – она уже установлена на компьютере. Затем зашифрованный файл нужно выгрузить на приемный сайт ФСС – http://f4.fss.ru.

Обрабатывать полученный файл сервер ФСС РФ может в течение 48 часов. Причем проверку будет проходить не только электронная подпись, но и сам расчет.

Если в нем есть ошибки, то бухгалтер получит протокол с их перечнем. После того как они будут исправлены, расчет надо отправить заново. Если все пройдет удачно, то из фонда поступит квитанция о приеме. Только она считается подтверждением сдачи отчетности. Все предыдущие файлы, отправленные с ошибками, будут недействительными. Поэтому лучше не затягивать до 15 октября, а отправить отчет минимум за три рабочих дня до крайнего срока. Ведь если сервер ФСС будет обрабатывать отчет все 48 часов, отведенные ему на это, и найдет там ошибку, то отчет не будет считаться сданным. Напомним, что за опоздание с расчетом в пункте 1 статьи 46 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ предусмотрены санкции в размере от 5 до 30 процентов от суммы начисленных взносов. Причем минимальный штраф с 2012 года составляет 1000 руб. независимо от срока задержки.

Такой порядок отправки расчетов установлен приказом № 19, изданным ФСС РФ 12 февраля 2010 года. И хотя документ не зарегистрирован в Минюсте и не является нормативным, чиновники фонда будут руководствоваться именно им. Ведь другого регламента у них нет, а в Федеральном законе от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ процедура электронной сдачи отчетов не прописана.

Чем отличается порядок отправки отчетов в ФСС РФ и налоговую инспекцию

Фонд социального страхования РФ отказался от услуг специализированных операторов связи. Поэтому процесс передачи файлов имеет несколько принципиальных отличий от того, как сдают декларации в налоговую инспекцию.

Самое главное отличие: в случае с расчетом 4-ФСС нет независимого посредника, который подтвердит время, дату и сам факт отправки отчета. Квитанцию о приеме будет выдавать сам фонд. Каким образом будут разрешаться конфликтные ситуации (например, в случае технических неполадок), неясно: это покажет практика. В спорах с налоговыми инспекциями налогоплательщиков не раз выручали документы, представленные спецоператорами (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 20 января 2010 г. № А48-3286/2009).

Компании, имеющие обособленные подразделения с численностью более 100 человек, могут отчитываться в ИФНС через Интернет централизованно. Бухгалтер головного предприятия, владеющий сертификатом ЭП, отправляет отчетность на сервер компании-спецоператора. А уже оттуда отчеты автоматически перераспределяются в налоговые инспекции по местонахождению филиалов.

В случае с ФСС России это невозможно. Каждое обособленное подразделение, имеющее регистрационный номер и код постановки на учет страхователя, будет иметь свой сертификат. Следовательно, централизованно отчитаться в соцстрах такие компании не смогут.

Роль спецоператоров связи при взаимодействии компании с ФСС РФ

ФСС РФ оставил операторам связи единственную функцию – выдавать сертификаты ЭП. Чтобы получить сертификат для соцстраха, страхователям нужно будет обратиться в удостоверяющий центр своего спецоператора. Так как спецоператоры связи будут отвечать только за выдачу сертификатов, то их центр техподдержки сможет помочь только с вопросами, касающимися ЭП. Технической поддержкой порталов будет заниматься только ФСС РФ, поэтому по всем вопросам нужно будет обращаться к специалистам фонда через специальную форму на сайте.

Отчетность в электронном виде отправить не удается

Когда не проходит отчетность в ИФНС или ПФР, лучше всего в таком случае позвонить оператору связи. Если возникнут проблемы с отчетностью в соцстрах, придется обратиться к специалистам ФСС РФ через специальную форму на сайте.

Если связаться со специалистами и решить проблему не удалось, то желательно зафиксировать, что отчетность не уходит. Например, распечатать зависшую страницу, которая появляется на экране при попытке отправить файлы оператору. Сделать это можно нажав кнопку «печать». Определить, виноват ли в сбое спецоператор, может системный администратор компании. Он распечатает специальный файл с данными, из которого будет видно, на каком участке происходит обрыв связи. Эти свидетельства могут помочь избежать штрафных санкций.

Как вариант декларацию (расчет) можно попробовать представить лично на бумаге или компакт-диске (флешке) в инспекцию (ПФР или ФСС РФ). А чтобы избежать такой ситуации, лучше отправлять отчетность не в последний день. И уж точно не в последние часы крайнего срока сдачи. В такое время сервер оператора либо соцстраха может быть перегружен и отчетность может не дойти.

А если организация сдает электронную отчетность, хотя не обязана это делать, и столкнулась с той же проблемой? Лучше сразу позвонить спецоператору (обратиться к специалистам ФСС РФ через специальную форму на сайте) и сообщить о возникшей при отправке отчетности проблеме.

Если решить ее оперативно не удается, то достаточно распечатать отчетность на бумаге и отнести в налоговую инспекцию (ПФР, ФСС РФ). Или отправить по почте. Возможно, это спасет компанию от штрафов.

Отчетность отправлена, но не принята инспекцией

Сразу отметим, что если вы отправили отчетность оператору и получили от него подтверждение, то к ответственности организацию привлечь не могут. Независимо от того, принята ли отчетность инспекцией и дошла ли она до нее. Подтверждение – это аналог квитанции, которую выдает отделение связи при отправке отчетности по обычной почте. Это подтверждает пункт 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Если отчетность не прошла входной контроль в инспекции, то организация получит отрицательный протокол. Это значит, что инспекция получила файл с отчетностью, но не может внести его в свою программу. Причина этого может скрываться в ошибке в отправленном файле. В любом случае ее необходимо исправить. Первым делом следует перепроверить отправленную декларацию. Ошибки могут быть разные:

  • в программу спецоператора неправильно забиты сведения об организации;
  • неверно заполнен титульный лист отчетности. Например, вместо первичной декларации ошибочно указано, что сдается уточненка;
  • не обновлены формы электронной отчетности в программе оператора, и, соответственно, файлы отправлены в неверном формате.

Если обнаружена собственная ошибка, то исправить ее нужно самостоятельно, а отчетность отправить еще раз. Штраф за повторное представление уже исправленной декларации организации не грозит – при условии, что изначально сформированные файлы отчетности отправлены вовремя.

Конечно, не исключены проблемы с программой у инспекции. Также налоговики могут неправильно занести данные об организации в свою программу, не обновить формы электронной отчетности. Следовательно, и файлы с отчетностью организации программа налоговой инспекции примет некорректно.

Поэтому если вы не обнаружили ошибок в отправленных файлах и в программе, то о проблеме следует сообщить спецоператору. Он в свою очередь передаст информацию налоговой инспекции. Ну а затем уже инспектор вносит правильные данные о налогоплательщике в свою базу данных или обновляет программу. В такой ситуации отправлять электронную отчетность повторно не требуется.

После исправления ошибок инспекция зарегистрирует у себя в системе изначально отправленный файл отчетности. Если вы вообще не получили протокол входного контроля, лучше сообщить об этом оператору и налоговому органу. При необходимости следует повторно отправить декларацию.

Способы избежать проблем при сдаче отчетности по ТКС

Чтобы избежать в дальнейшем проблем, нужно:

  • сделать резервную копию ключевой дискеты с электронной подписью;
  • своевременно обновить формы отчетности в программе, через которую отправляются файлы с декларациями;
  • следить за сроком действия электронной подписи;
  • своевременно сообщать спецоператору о проблемах при отправке файлов электронной отчетности;
  • убедиться, что налоговая инспекция, ПФР и ФСС РФ получили корректный файл отчетности. Для этого достаточно, чтобы у компании был положительный протокол входного контроля (квитанция о приеме).

Штатного бухгалтера в компании нет

Тогда электронную отчетность может сдать внештатный бухгалтер или специализированная бухгалтерия. Если учет ведет специализированная компания, то она покупает собственный сертификат ЭП и с его помощью сдает отчетность клиентов. При этом на работников этой компании обязательно должна быть оформлена доверенность от заказчика услуг. В противном случае ИФНС не примет декларации.

Если отчетность готовит человек, не состоящий в штате компании-заказчика или специализированной бухгалтерии, то он также может сдать отчетность через Интернет. Но для этого ему потребуется ЭП, которая выдана на одного из сотрудников компании-заказчика. Например, руководителя.

Ведь сертификат ЭП выдают на сотрудников конкретных организаций. Физическое лицо, не состоящее в штате какой-нибудь компании, получить ЭП не может.

Однако руководитель компании должен понимать, что всю ответственность за использование ключа будет нести именно он, а не тот, кто пользуется ключом фактически. Внештатный бухгалтер также должен иметь действующую доверенность от своего заказчика.

Компания хочет сменить спецоператора, с которым уже заключен договор

Менять спецоператора не запрещено. Новый оператор заново установит все программы для формирования отчетов и шифрования данных. Сертификат ЭП скорее всего тоже придется получать заново. Ведь со старым ключом могут случиться какие-то неполадки, и новый спецоператор не сможет установить их причину.

Отметим, что затраты на программное обеспечение и ЭП составляют не более 20 процентов от общей стоимости услуг. Остальное – это стоимость абонентского обслуживания. Поэтому выгоднее менять спецоператора тогда, когда договор с прежним поставщиком услуг истек.

Сентябрь 2013 г.





Статьи по теме: