Главная - Статьи

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

 

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.

Подотчетные лица - работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

N
п/п

Содержание операции

Дебет

Кредит

1

Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы

71

50

2

Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета

71

51

3

Выданы под отчет денежные средства с валютного счета

71

52

4

Выданы под отчет денежные средства со специального
счета в банке

71

55

5

Подотчетные лица получили средства от других
организаций

71

76

6

Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете
головного отделения организации)

71

79-2

7

Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного
из головного отделения организации в филиал, выделенный
на отдельный баланс (в учете филиала)

71

79-2

8

Подотчетные лица головного отделения организации
получили средства от филиала, выделенного на отдельный
баланс (в учете головного отделения организации)

71

79-2

9

Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный
баланс, получили средства от головного отделения
организации (в учете филиала)

71

79-2

10

Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в
установленный срок, включена в состав прочих доходов в
связи с истечением срока исковой давности

71

91-1

11

Положительная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих доходов

71

91-1

12

Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным
лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с
доставкой оборудования

07

71

13

Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой
внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами
расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов

08

71

14

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой материалов

10

71

15

Оприходованы животные, приобретенные подотчетными
лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные
с доставкой и содержанием животных

11

71

16

Оприходованы материально-производственные запасы,
приобретенные подотчетными лицами; оплачены
подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой
материально-производственных запасов (при использовании
счета 15)

15

71

17

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного
производства

20

71

18

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
вспомогательного производства

23

71

19

Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
расходы

25

71

20

Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы

26

71

21

Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с
возвратом и транспортировкой бракованной продукции

28

71

22

Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
обслуживающего производства

29

71

23

Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами

41

71

24

Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров
(готовой продукции), учтены в расходах на продажу

44

71

25

Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже
отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами

45

71

26

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены в кассу

50

71

27

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на расчетный счет

51

71

28

Неиспользованные денежные средства в иностранной
валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на
валютный счет

52

71

29

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под
отчет, возвращены на специальный счет в банке

55

71

30

До истечения срока представления авансового отчета
выданные работнику суммы зачтены в счет заработной
платы

70

71

31

Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем

73-1

71

32

Подотчетные лица погасили задолженность перед
кредиторами организации

76

71

33

Подотчетное лицо головного отделения организации
оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на
отдельный баланс (в учете головного отделения
организации)

79-2

71

34

Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный
баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению
организации (в учете филиала)

79-2

71

35

Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом
получения внереализационных доходов

91-2

71

36

Отрицательная курсовая разница по задолженности перед
подотчетным лицом в иностранной валюте включена в
состав прочих расходов

91-2

71

37

Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо
не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные
суммы, потраченные необоснованно

94

71

38

Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются
как расходы будущих периодов

97

71

39

Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с
устранением последствий чрезвычайных ситуаций

99

71

40

Задолженность подотчетного лица списана в связи с
чрезвычайными обстоятельствами

99

71


Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели - приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:
- выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
- выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
- перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- предельный размер подотчетных сумм;
- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
- необходимо получить письменное согласие работника.
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50
- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 08-4 Кредит 60
- 200 000 руб. (236 000 руб. - 36 000 руб.) - учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
- 18 000 руб. - учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
- 236 000 руб. - оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19-1
- 18 000 руб. - произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
- 700 руб. - выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
- 700 руб. - плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
- 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) - автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
- 1350 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
- 150 руб. - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
- 21 000 руб. - выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
- 6000 руб. - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

 

Январь 2012 г.





Статьи по теме: