Расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком в 2011 году

 

Работодатель оплачивает первые 3 дня болезни

 

(-) Теперь за счет средств работодателя оплачиваются первые 3 дня болезни или травмы работника (Пункт 1 ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ)). А не 2, как это было раньше.

Оплата больничных за счет средств работодателя включается в расходы в целях налогообложения прибыли (Подпункт 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Расходы на выплату пособия по временной нетрудоспособности за все 3 дня болезни могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Соответствующие поправки были внесены в пп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ в конце декабря прошлого года (Пункт 13 ст. 1 Федерального закона от 28.12.2010 N 395-ФЗ )".

С четвертого дня нетрудоспособности до ее окончания пособие выплачивается за счет средств ФСС РФ.

 

Расчетный период - 2 года

 

(!) Расчетный период увеличен с 1 года (12 месяцев) до 2 лет (24 месяцев). Это может привести к уменьшению размера пособий, если зарплата в 2009 г. была меньше, чем в 2010 г.

(+) В расчетный период теперь включаются 2 календарных года перед годом наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком. Ранее это был год, предшествующий месяцу наступления такого события (Часть 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Таким образом, при исчислении пособий в 2011 г. в расчетный период включаются 2009 - 2010 гг.

Это несколько облегчит вам работу, поскольку теперь средний заработок работника надо рассчитать один раз на текущий год. И в течение года эта сумма не меняется.

 

При увольнении работнику нужно выдать справку о зарплате и иных выплатах

 

(!) С этого года вы обязаны выдать работнику в день его увольнения такую справку для исчисления пособий, указав в ней начисленные суммы за текущий год и за 2 предшествующих календарных года. К примеру, в этом году в справке нужно указать заработок работника с 1 января 2009 г. (либо с момента его поступления на работу в вашу организацию, если это было позднее 1 января 2009 г.) по день увольнения в 2011 г. (Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).

К сведению

С проектом формы справки, выдаваемой работнику, можно ознакомиться на сайте Минздравсоцразвития России.

Аналогичную справку за любое время до увольнения придется выдать и бывшему работнику в течение 3 рабочих дней с момента подачи им заявления о выдаче справки.

Форма справки и порядок ее выдачи будут утверждены Минздравсоцразвития России.

В законодательстве о социальном страховании ответственность за невыдачу такой справки не установлена.

Лучше взять сразу несколько справок о зарплате с предыдущего места работы. Тогда не придется заверять копии справки у нотариуса или каждый раз при смене работы заново обращаться к бывшему работодателю.

Вместе с тем такая справка относится к документам, связанным с работой, которые работодатель обязан выдать работнику по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней (Статья 62 ТК РФ). И если работник пожалуется в трудинспекцию, то она может оштрафовать за нарушение трудового законодательства (Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

- организацию - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;

- руководителя или предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб.

Если в справке о зарплате, выданной бывшему работнику, вы укажете недостоверные сведения, в результате чего ему будет излишне выплачено пособие, ФСС через суд может взыскать ущерб с вашей организации (Статья 15.1 Закона N 255-ФЗ).

 

Нужно учитывать зарплату по предыдущим местам работы

 

(!) Работник может потребовать от вас рассчитать пособие с учетом его заработка у других работодателей. Для этого он обязан представить вам справки о зарплате от предыдущих работодателей (Часть 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ) - либо подлинники, либо нотариально заверенные копии (Часть 7.1 ст. 13 Закона N 255-ФЗ; п. 4 ст. 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1).

Если человек устроился к вам на работу после 1 января 2009 г. и хочет, чтобы вы при расчете пособий учли его заработок по прежним местам работы, он должен представить вам справки о зарплате от предыдущих работодателей.

Если у вас возникнут сомнения относительно того, что такой работодатель существует, вы можете направить запрос в ФСС (Пункт 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). Но даже если такую проверку не сделать, вам ничего не будет.

Если же вы выплатите работнику пособие, исходя из данных его справки, а впоследствии выяснится, что она содержала ложные сведения и работник об этом знал, то сумму излишне выплаченного пособия вы сможете удержать из его зарплаты (Часть 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Правда, удерживать можно будет не более 20% суммы, причитающейся работнику при каждой последующей выплате.

Понятно, что по тем или иным причинам не все работники, устроившиеся на работу в вашу организацию после 1 января 2009 г., смогут взять справки о зарплате у своих бывших работодателей. В этом случае работник вправе письменно попросить вас сделать запрос в территориальный орган ПФР о своей зарплате по предыдущим местам работы (Часть 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Форму такого заявления работника, форму запроса работодателя и порядок его направления должно утвердить Минздравсоцразвития России.

К сведению

С проектом форм заявления работника и запроса в ПФР можно ознакомиться на сайте Минздравсоцразвития России.

(!) Начисленные пособия нужно будет пересчитать, если работник уже после выплаты ему пособия представит вам справки о зарплате с предыдущих мест работы.

Вы рассчитываете и выплачиваете работнику пособие на основании имеющихся у вас сведений (Часть 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Рассчитать пособие необходимо в течение 10 календарных дней со дня обращения к вам работника со всеми необходимыми документами. А выплатить пособие, как и раньше, вы должны в ближайший после обращения день выплаты зарплаты (Часть 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Внимание! Если работник обратился к вам за пособием, не нужно ждать от него документов от предыдущих работодателей. Рассчитайте ему пособие по имеющимся у вас данным.

А когда вы получите информацию о зарплате по предыдущим местам работы, пересчитаете заработок работника и доплатите работнику пособие.

 

Если работник заболел во время простоя, больничный не оплачивается

 

(!) Больничный за время простоя оплачивается за счет средств ФСС РФ, только если работник заболел до начала простоя (Часть 7 ст. 7, п. 5 ч. 1 ст. 9 Закона N 255-ФЗ).

Напомним, что до этого года Закон N 255-ФЗ не ставил выплату пособия в зависимость от того, когда наступила нетрудоспособность - в период простоя или до его начала (Часть 7 ст. 7, ч. 1 ст. 9 Закона N 255-ФЗ (ред., действовавшая до 01.01.2011)). Причем с тем, что пособие нужно выплачивать в любом случае, согласился в прошлом году и ВАС РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.05.2010 N 17762/09). А ФСС РФ всегда считал, что пособие за период простоя не выплачивается, если работник заболел во время простоя. И теперь этот подход закреплен в Законе N 255-ФЗ.

Таким образом, если работник заболел во время простоя, вы ему за время простоя больничный не оплачиваете.

Из авторитетных источников

Ильюхина Татьяна Митрофановна, начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ

"Если нетрудоспособность работника началась во время простоя и продолжается по его окончании, пособие за период болезни после окончания периода простоя назначается в общеустановленном порядке".

Если же работник заболел до начала простоя, вы, как и раньше, выплачиваете ему за период простоя пособие по больничному в том же размере, в каком оплачивается время простоя, но не выше положенного ему размера пособия (Часть 7 ст. 7 Закона N 255-ФЗ). То есть в данном случае вы платите за счет средств ФСС меньшую из сумм:

(или) сумму оплаты простоя, исходя из двух третей оклада (тарифной ставки), если простой наступил по причинам, не зависящим от работника и вашей организации, либо исходя из двух третей среднего заработка, если простой возник по вине работодателя (Статья 157 ТК РФ);

(или) сумму пособия, рассчитанного по стандартным правилам расчета больничных.

 

Изменился порядок определения заработка

 

(!) В средний заработок нужно включать только те выплаты работникам, на которые были начислены страховые взносы в ФСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (Часть 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Раньше при исчислении среднего заработка в него включались все виды выплат, входящие в базу для начисления таких взносов (Часть 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ (ред., действовавшая до 01.01.2011)), независимо от того, начислили вы на них взносы или нет.

Теперь же если вы не начислили взносы в ФСС на выплаты, входящие в базу, то учесть эти суммы в заработке работника при расчете ему пособий нельзя.

(!) Максимум среднего заработка определяем за 2 года (Часть 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

При расчете пособий в 2011 г. вы учитываете заработок (в том числе по предыдущим местам работы) и за 2009 г., и за 2010 г. не свыше 415 000 руб., то есть не более 830 000 руб. (415 000 руб. + 415 000 руб.) за 2 года (Часть 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ; ч. 2 ст. 2 Закона N 343-ФЗ).

У внешних совместителей (Статья 60.1 ТК РФ) максимальный заработок, как и раньше, учитывается отдельно по каждому месту работы.

То есть в 2011 г. по основному месту работы учитывается заработок за 2009 - 2010 гг. в размере не более 830 000 руб. и по совместительству учитывается заработок не более 830 000 руб.

 

Средний заработок не может быть меньше МРОТ

 

(!) Средний заработок за каждый месяц расчетного периода будет равен МРОТ, действующему на момент наступления нетрудоспособности, предоставления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком (на 1 января 2011 г. - 4330 руб. (Статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда")), если (Часть 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ):

(или) у работника в расчетном периоде не было зарплаты, то есть он вообще не работал, находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком;

(или) работник работал в расчетном периоде не у вас и не смог подтвердить свой заработок справками от других работодателей (Части 1, 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ);

(или) среднемесячный заработок работника в расчетном периоде меньше одного МРОТ.

(!) Если на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности или по уходу за ребенком у работника неполное рабочее время, то минимальный заработок учитывается пропорционально отработанному времени.

Так, если на момент болезни сотрудник работает на полставки, то есть отрабатывает половину своей нормы рабочего времени, то при расчете нужно взять половину минимального заработка за расчетный период.

 

Любой год расчетного периода может быть заменен на другой

 

(!) Календарный год расчетного периода (или даже оба года) нужно заменить предшествующим календарным годом (годами), если на расчетный период попадает отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком (Части 1, 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Такая замена возможна по заявлению работника, только если это приведет к увеличению размера пособий. К примеру, работнице в 2011 г. нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности. В течение 2009 - 2010 гг. она находилась в отпуске по уходу за ребенком. В такой ситуации ей имеет смысл подать заявление о замене расчетного периода на 2007 - 2008 гг. Конечно, при условии, что ее средний заработок за месяц в эти годы был выше 4330 руб.

Если, рассчитывая больничный работнице, находившейся в расчетном периоде в декрете, вы видите, что при замене "декретного" года (годов) на предшествующие годы ее пособие увеличится, посоветуйте ей подать заявление о замене расчетного периода. Ведь она сама может и не знать о такой возможности.

Максимальный размер заработка, учитываемого при расчете пособий, в случае замены расчетного периода на другие годы до 2010 г. также не может превышать 415 000 руб. за каждый год (Часть 2 ст. 2 Закона N 343-ФЗ; ч. 4 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

 

Расчет среднего дневного заработка - по новым правилам

 

(!) Для расчета среднего дневного заработка выплаты работнику, на которые были начислены страховые взносы в ФСС в расчетном периоде, всегда нужно делить на 730 дней - число календарных дней за расчетный период (Часть 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Это облегчит вам работу, поскольку теперь не придется высчитывать, сколько именно календарных дней приходится на отработанное в расчетном периоде время.

А вот на размере пособий это может отразиться негативно. Если в расчетном периоде работник болел, находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, вообще не работал или отработал только часть расчетного периода, то новый порядок приведет к уменьшению размера пособий по сравнению со старым порядком расчета.

К примеру, если работник заболел в 2011 г., а в течение 2009 - 2010 гг. работал только с июля по декабрь 2010 г., получая 20 000 руб. в месяц, его зарплату за 6 месяцев (120 000 руб.) вам нужно разделить на 730 дней. Средний дневной заработок для расчета пособий составит 164,38 руб/д. А по старым правилам вы бы разделили 120 000 руб. на 184 дня (количество календарных дней с июля по декабрь 2010 г.). Средний дневной заработок для расчета пособий составил бы 652,17 руб/д.

(!) Не нужно сравнивать средний дневной заработок с максимальным дневным пособием (830 000 руб. / 730 дн. = 1136,99 руб/д.) (Часть 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Это связано с тем, что заработок сотрудника за расчетный период свыше предельной величины базы для начисления страховых взносов не учитывается (Часть 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Это также облегчит вам расчеты.

Итак, покажем, как же посчитать средний дневной заработок для расчета пособий.

Шаг 1. Определяем заработок работника за расчетный период

Берем выплаты, на которые были начислены страховые взносы в расчетном периоде, но:

- не более суммы предельной величины базы для начисления взносов за каждый год расчетного периода.

В 2011 г. предельная величина - 415 000 руб. за 2009 г. и 415 000 руб. за 2010 г. (Часть 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ; ч. 2 ст. 2 Закона N 343-ФЗ; ч. 4 ст. 8 Закона N 212-ФЗ);

- не менее МРОТ за каждый месяц расчетного периода.

На 1 января 2011 г. минимальный размер заработка составит 103 920 руб. (4330 руб. x 24 мес.) (Часть 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

103 920 руб. <= Сумма выплат работнику, на которые были начислены страховые взносы в 2009 - 2010 гг. <= 830 000 руб.

В 2009 г. берем выплаты, на которые начислялся ЕСН в части ФСС.

Шаг 2. Определяем средний дневной заработок работника

Он рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Сумма выплат работнику, на которые были начислены страховые взносы в расчетном периоде (шаг 1) / 730 дн. (1)

 

Считаем пособие в 2011 г.

 

Пособие по временной нетрудоспособности

 

Пособие по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа, и для его расчета используется следующий алгоритм (Часть 1, 2 ст. 7, ч. 4 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Ситуация 1. При страховом стаже более 6 месяцев размер пособия рассчитывается по формуле:

Размер пособия = n х Средний дневной заработок, рассчитанный по формуле (1) х Количество календарных дней нетрудоспособности (2)

где

(или) n = 60%:

(или) при страховом стаже работника от 6 месяцев до 5 лет;

(или) при обращении за пособием бывшего работника, заболевшего

в течение 30 дней после увольнения;

(или) n = 80% - при страховом стаже работника от 5 до 8 лет;

(или) n = 100% - при страховом стаже работника 8 и более лет.

Приведем максимальный и минимальный размер дневного пособия в 2011 г. (Часть 1 ст. 7, ч. 2.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Страховой стаж
работника

Максимальный размер
дневного пособия, руб.

Минимальный размер
дневного пособия, руб.

От 6 месяцев до 5 лет

682,19 (830 000 руб. /
730 дн. x 60%)

85,41 (103 920 руб. /
730 дн. x 60%)

От 5 до 8 лет

909,59 (830 000 руб. /
730 дн. x 80%)

113,88 (103 920 руб. /
730 дн. x 80%)

8 лет и более

1136,99 (830 000 руб. /
730 дн. x 100%)

142,36 (103 920 руб. /
730 дн. x 100%)

Ситуация 2. При страховом стаже менее 6 месяцев (Часть 6 ст. 7 Закона N 255-ФЗ) используется следующая формула:

Размер пособия = 60% х Средний дневной заработок, рассчитанный по формуле (1) х Количество календарных дней нетрудоспособности (3)

Не более МРОТ (на 1 января 2011 г. - 4330 руб.) за полный календарный месяц

Часть пособия, выплачиваемая за счет средств работодателя, определяется по формуле:

Пособие, оплачиваемое за счет средств работодателя = Пособие, рассчитанное по формуле (2) или (3) / Количество календарных дней нетрудоспособности х 3 дня

Часть пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемая за счет средств ФСС РФ, определяется по формуле:

Пособие, оплачиваемое за счет средств ФСС РФ = Пособие, рассчитанное по формуле (2) или (3) – Пособие, оплачиваемое за счет средств работодателя

 

Пособие по беременности и родам

 

Пособие по беременности и родам также зависит от страхового стажа (Часть 1, 3 ст. 11 Закона N 255-ФЗ).

Ситуация 1. При стаже более 6 месяцев пособие рассчитываем по формуле (Часть 1 ст. 11 Закона N 255-ФЗ):

Размер пособия = Средний дневной заработок, рассчитанный по формуле (1) х Количество календарных дней отпуска по беременности и родам (4)

Не более 159 178,60 руб. (830 000 руб. / 730 дн. x 100% x 140 дн.) при отпуске по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней

А вот минимальный размер дневного пособия составит 142,36 руб. (103 920 руб. / 730 дн. x 100%), а за время отпуска продолжительностью 140 календарных дней пособие составит 19 930,40 руб.

Ситуация 2. При страховом стаже менее 6 месяцев размер пособия считается по формуле (Часть 3 ст. 11 Закона N 255-ФЗ):

Размер пособия = Средний дневной заработок, рассчитанный по формуле (1) х Количество календарных дней отпуска по беременности и родам (5)

Не более МРОТ (на 1 января 2011 г. - 330 руб.) за полный календарный месяц

 

Пособие по уходу за ребенком до полутора лет

 

Размер пособия = Средний дневной заработок, рассчитанный по формуле (1) х 40% х 30,4 дн. (6)

Не более 13 825,75 руб. (830 000 руб. / 730 дн. x 40% x 30,4 дн.) в месяц

Размер ежемесячного пособия не может быть меньше минимального размера пособия по уходу за ребенком (Часть 1 ст. 11.2 Закона N 255-ФЗ). В 2011 г. при уходе за первым ребенком это 2194,34 руб. (2060,41 руб. x 1,065) в месяц, а при уходе за вторым и последующими детьми - 4388,67 руб. (4120,82 руб. x 1,065) (Часть 2.1 ст. 11 Федерального закона от 24.07.2007 N 198-ФЗ; ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 24.11.2008 N 204-ФЗ).

 

Расчет переходящих пособий

 

Если временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком начались в 2010 г. и продолжаются в 2011 г., то пособия за период после 1 января 2011 г. нужно посчитать и по старому, и по новому правилам. А потом сравнить полученные суммы и заплатить работнику ту сумму, которая больше (Статья 3 Закона N 343-ФЗ).

Если пособие, рассчитанное по старым правилам, окажется максимальным, то рассчитывать его по новым правилам уже не нужно, поскольку максимальные размеры пособий в 2011 г. остались прежними.

Пересчитывать пособия придется, только если:

- средний дневной заработок, определенный по новым правилам расчета (см. формулу 1), окажется больше, чем тот, исходя из которого было рассчитано пособие в 2010 г.;

- пособие было ранее рассчитано не в максимальном размере. Так может получиться, например, если зарплата работника в 2009 г. была выше, чем в 2010 г.

Если сотрудник пришел к вам на работу в 2009 или в 2010 г. и за каждый год работы у вас заработал не менее 415 000 руб., то ему для расчета пособий справки о зарплате от других работодателей не нужны. Он и так ничего не потеряет.

 

* * *

 

Считать пособия по новым правилам легче - расчет в целом упростился.

Но работы все равно прибавится, так как придется выдавать работникам новые справки о зарплате, проверять представленные ими справки, делать запросы в ПФР, а также пересчитывать и доплачивать пособия, если информацию о зарплате работник представит уже после выплаты ему пособия.

Однако в 2011 г. рассчитывать пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком можно будет и по старым правилам. Но только по заявлению работницы. Такие поправки будут приняты в ближайшее время. Так что при расчете материнских пособий не торопитесь посылать женщин за справками о зарплате с предыдущих мест работы.

Что касается размера пособий по временной нетрудоспособности, то он останется примерно таким же для работников, полностью отработавших расчетный период. А вот работникам, которые длительное время в течение предыдущих 2 лет не работали, скорее всего, придется получать пособие, рассчитанное исходя из МРОТ.

Если же вы доплачиваете работникам за период болезни до оклада или до среднего заработка, то сумму этой доплаты вы учитываете так же, как и в прошлом году.