Как расчитать отпускные в 2014 году
Как с апреля 2014 года нужно считать отпускные работникам и предпринимателю? С какого момента при расчете отпускных нужно применять новый коэффициент 29,3. Влияет ли новый коэффициент на расчет компенсации за неиспользованный отпуск? Почему ИП не рассчитывает отпускные сам себе?
В апреле 2014 года появился новый Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ (далее — Закон № 55-ФЗ), который внес поправки в статью 139 ТК РФ. Начиная со 2 апреля 2014 года при расчете отпускных нужно использовать коэффициент 29,3 (он показывает среднее количество дней в месяце). Раньше коэффициент был равен 29,4. Благодаря изменениям сумма отпускных, начисляемых работникам, хоть и ненамного, но увеличивается. Кроме того, с учетом нового коэффициента теперь нужно рассчитывать и компенсацию за неиспользованный отпуск. Посмотрим, как новшества отразятся на вашей работе.
Считаем отпускные по-новому
Порядок расчета отпускных зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. Это следует из статьи 139 ТК РФ и пунктов 9 и 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).
Напомним: расчетным периодом для расчета отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
Например, если ваш сотрудник идет в отпуск в июне 2014 года, расчетный период — с 1 июня 2013 года по 31 мая 2014 года.
Если же работник еще не проработал это время полностью, поскольку недавно трудоустроился, расчетным периодом считается время начиная со дня его трудоустройства до последнего дня месяца, который предшествует месяцу начала ежегодного отпуска.
Далее расскажем, как индивидуальному предпринимателю следует рассчитывать сумму отпускных.
Ситуация 1.Расчетный период отработан полностью. Итак, если весь расчетный период сотрудник работал и получал за свой труд заработную плату, то есть не болел, не ходил в отпуск и т. п., то считается, что расчетный период отработан полностью. В такой ситуации среднедневной заработок необходимо считать по формуле:
СЗ = ЗП : 12 : 29,3,
где СЗ — среднедневной заработок для начисления отпускных;
ЗП — заработная плата, начисленная за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску;
29,3 — среднемесячное число календарных дней.
После чего полученную сумму среднедневного заработка индивидуальному предпринимателю нужно умножить на количество календарных дней отпуска работника. Результатом будет сумма отпускных.
Далее в статье мы расскажем, с какого момента отпускные нужно считать по новым правилам и следует ли пересчитывать отпускные тем сотрудникам, которые их получили до вступления в силу поправок.
Периоды и суммы выплат за них, которые не входят в расчет среднего заработка при начислении отпускных:
- Когда работник получал средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством
- Когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам
- Когда сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника
- Когда работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу
- Когда работник брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
- Когда работник освобождался в других случаях от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством
Ситуация 2. В расчетном периоде были перерывы. Если же сотрудник отсутствовал на рабочем месте либо у него были периоды, которые оплачиваются не за фактически отработанное время, а по среднему заработку (например, сотрудник находился в командировке или на больничном), считается, что расчетный период отработан им не полностью. Полный перечень таких ситуаций, при наличии которых считается, что расчетный период отработан сотрудником не полностью, приведен в пункте 5 Положения. Мы представили их в таблице выше.
Отметим, что при расчете отпускных не учитывается не только продолжительность исключаемых периодов, но и начисленные за них суммы.
При не полностью отработанном расчетном периоде отпускные необходимо рассчитывать в несколько приемов.
Сначала определяется количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью:
КДНМ = 29,3 : КД × КОД,
где КДНМ — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;
КД — общее число календарных дней месяца, отработанного не полностью;
КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.
Затем рассчитывается общее количество календарных дней, которые учитываются при определении среднего заработка работника:
Д = 29,3 : М + КДНМ,
где Д — количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка;
М — количество полностью отработанных месяцев.
После чего индивидуальным предпринимателем рассчитывается сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанное время:
СО = ЗП : Д ×КДО,
где СО — сумма отпускных;
КДО — количество календарных дней отпуска.
Применять такой порядок расчета отпускных индивидуальному предпринимателю необходимо уже со 2 апреля 2014 года.
Обратите внимание: если отпуск предоставляется в рабочих днях, то отпускные индивидуальному предпринимателю следует рассчитывать иначе. Сумма начисленной за расчетной период заработной платы делится на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ст. 139 ТК РФ).
Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет ИП?
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют только наемные работники (ст. 114 ТК РФ). Предприниматели же не состоят в трудовых отношениях сами с собой. Поэтому оформить себе отпуск и начислить отпускные они не могут. Право на оплачиваемый отпуск индивидуальные предприниматели имеют только в том случае, если состоят в трудовых отношениях с другими субъектами предпринимательской деятельности. То есть они одновременно являются и предпринимателями, и наемными работниками.
Пример 1. Индивидуальный предприниматель С.А. Крапивин предоставил своему работнику Р.П. Лопухову с 12 мая 2014 года ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года. Его Р.П. Лопухов отработал не полностью, так как находился в ежегодном оплачиваемом отпуске (с 1 по 28 июля 2013 года). Сумма начисленных Р.П. Лопухову выплат за расчетный период составила 510 700 руб., из них 28 000 руб. — отпускные. Рассчитаем сумму отпускных, которую индивидуальный предприниматель должен выплатить своему работнику.
Р.П. Лопухов в расчетном периоде полностью отработал 11 месяцев, а июль 2013 года — частично, поскольку находился в ежегодном отпуске.
Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в июле 2013 года, равно трем (с 29 по 31 июля). Соответственно общее количество дней, которые учитываются при расчете среднего заработка, равно 325,14 дн. [(29,3 × × 11 мес.) + (29,3 : 31 дн. × 3 дн.)].
Сумму фактического заработка индивидуальному предпринимателю следует считать без учета отпускных.
Поэтому она составит 482 700 руб. (510 700 руб. – 28 000 руб.).
Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1484,59 руб. (482 700 руб. : 325,14 дн.).
Таким образом, сумма начисленных Р.П. Лопухову отпускных составляет 20 784,26 руб. (1478,23 руб. × 14 дн.).
Выплачиваются работникам отпускные за минусом НДФЛ. НДФЛ с отпускных равен 2701,95 руб. (20 784,26 руб. × 13%).
Соответственно ИП должен выплатить Р.П. Лопухову отпускные в размере 18 082,31 руб. (20 784,26 руб. – 2701,95 руб.).
Теперь рассчитаем отпускные по старым правилам (коэффициент равен 29,4). Количество дней, которые учитываются при расчете среднего заработка, равно 326,54 дн. [(29,4 × 11 мес.) + (29,4 : 31 дн. × 3 дн.)].
Средний дневной заработок равен 1478,23 руб. (482 700 руб. : 326,54 дн.).
Сумма начисленных по старым правилам отпускных составляет 20 695,22 руб. (1478,23 руб. × 14 дн.).
НДФЛ с отпускных равен 2690,38 руб. (20 695,22 руб. × 13%).
Соответственно на руки Р.П. Лопухов получит отпускные в размере 18 004,84 руб. (20 695,22 руб. – 2690,38 руб.).
Как видно из расчетов, сумма отпускных, вычисленная предпринимателем по новым правилам, получилась больше на 77,47 руб.
Нужно ли перерассчитывать отпускные за апрель?
Как мы уже отметили, Закон № 55-ФЗ вступил в силу со 2 апреля 2014 года. А значит, именно с этой даты и нужно считать отпускные по новым правилам. Однако возможна ситуация, когда работник ушел в отпуск, например, с 1 апреля на 14 или 28 календарных дней. То есть отпускные ему были рассчитаны по старым правилам, а во время отдыха действуют уже новые правила. Нужно ли ИП сделать перерасчет отпускных? В Законе № 55-ФЗ об этом ничего не сказано. Поэтому будем разбираться сами.
Согласно статье 136 НК РФ выплата отпускных должна производиться не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Аналогичного мнения придерживается Роструд (письмо от 21.12.2011 № 3707-6-1). То есть в рассматриваемой ситуации отпускные работнику должны были быть выплачены не позднее 29 марта 2014 года. Соответственно поскольку расчет отпускных приходился на дату, когда Закон № 55-ФЗ еще не вступил в силу, то пересчитывать их сумму не нужно. Скорее всего, такого же мнения будут придерживаться и специалисты контролирующих органов.
Причина изменения правил расчета отпускных
Коэффициент, который характеризует среднемесячное число дней, уменьшился с 29,4 до 29,3 в связи с тем, что праздничных дней в году стало больше. До 2013 года на праздники приходилось 12 календарных дней и среднемесячное число дней составляло соответственно 29,4 [(365 дн. – 12 дн.) : 12 мес.]. Начиная с 2013 года число праздничных дней увеличилось до 14. Поэтому теперь среднемесячное число дней сократилось до 29,3 [(365 дн. – 14 дн.) : 12 мес.].
Компенсации за неиспользованный отпуск тоже считаются по-новому
Согласно законодательству работнику вместо предоставления отпуска может быть выплачена денежная компенсация. Однако возможно это только в двух случаях. Первый случай — при увольнении работника. Второй — при замене части отпуска, превышающей 28 календарных дней.
Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев. Причем определяется этот средний заработок в том же порядке, что и при расчете отпускных (ст. 139 ТК РФ). Соответственно со 2 апреля 2014 года новые правила исчисления среднедневного заработка распространяются не только на расчет отпускных, но и на расчет суммы компенсации за отпуск.
Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет ИП?
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют только наемные работники (ст. 114 ТК РФ). Предприниматели же не состоят в трудовых отношениях сами с собой. Поэтому оформить себе отпуск и начислить отпускные они не могут. Право на оплачиваемый отпуск индивидуальные предприниматели имеют только в том случае, если состоят в трудовых отношениях с другими субъектами предпринимательской деятельности. То есть они одновременно являются и предпринимателями, и наемными работниками.
Часто задаваемые вопросы
Подлежит ли сумма оплаты ежегодного отпуска обложению пенсионными взносами?
Да, подлежит. Перечень выплат, не облагаемых пенсионными взносами, установлен статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Оплата ежегодного отпуска в этом перечне отсутствует. Соответственно на сумму отпускных ИП должен начислить пенсионные взносы.
Вправе ли ИП учесть выплачиваемые работникам отпускные в составе профессионального налогового вычета?
Да, вправе. Согласно пункту 7 статьи 255 НК РФ в целях налогообложения прибыли учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации. Значит, коммерсант вправе включить в состав профвычета расходы на оплату работникам ежегодного отпуска (ст. 221 НК РФ).
Как ИП вычислить отпускные, если работник не работал ни в течение расчетного периода, ни до него?
В этом случае расчет отпускных следует производить исходя из заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду. Об этом — пункт 6 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.
Апрель 2014 г.