Главная - Статьи

Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

 

Комментарий к статье 8 Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете": Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

 

1. Комментируемую статью можно рассматривать как обобщающую, в ней закреплена обязанность по предоставлению сведений о застрахованных лицах в территориальные органы ПФ РФ, определена форма предоставления таких сведений. В отношении застрахованных лиц сведения о них должны представлять их страхователи, а также лица, которые сами за себя уплачивают страховые взносы (т.е. выступают одновременно и застрахованными лицами, и страхователями). Напомним, что страхователями могут выступать как работодатели, у которых работники работают по трудовому договору, так и заказчики работ, услуг по гражданско-правовому договору, когда в таком договоре предусмотрена обязанность заказчика работ уплачивать страховые взносы обязательного пенсионного страхования.
Исходя из содержания ст. 6 рассматриваемого Закона, видно, что это должны быть сведения, необходимые для ведения ИПУ, сведения, подлежащие включению в индивидуальный лицевой счет каждого застрахованного лица. В рассматриваемой статье определена только форма подачи сведений, в ст. 9 и 10 предусмотрены основания, когда должны представляться в территориальные подразделения ПФ РФ определенные сведения. При этом проведено деление на порядок представления сведений страхователем и лицом, самостоятельно уплачивающим за себя страховые взносы. В отдельную ст. 11 законодателем вынесено регламентирование порядка предоставления сведений о страховых взносах.
Согласно ч. 1 комментируемой статьи лица, самостоятельно уплачивающие за себя страховые взносы, представляют сведения о себе как о застрахованном лице в территориальное подразделение ПФ РФ самостоятельно. Сотрудники территориального подразделения проверяют правильность и достоверность представления лицами, самостоятельно уплачивающими за себя страховые взносы, сведений. Данное не означает, что при представлении сведений страхователями их правильность и достоверность не проверяется сотрудниками территориального подразделения ПФ РФ. В ст. 7 рассматриваемого Закона предусмотрено внесение изменений и исправлений в сведения ИЛС в случае выявления в них несоответствий. Сотрудники территориальных подразделений ПФ РФ одинаково контролируют достоверность представленных сведений как страхователями, так и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.
В отношении граждан, которые являются безработными и состоят на учете в органах занятости, сведения о них как о застрахованных лицах представляются в территориальное подразделение ПФ РФ самими органами занятости.
2. Сведения подаются в территориальные подразделения ПФ РФ на бумажном носителе, на магнитном носителе и возможно их предоставление в электронном виде на основании Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Также возможно представление сведений о страхователях в территориальные подразделения ПФ РФ по сети Интернет. Часть 2 комментируемой статьи предусматривает подобные возможности подачи сведений. Однако с 01.07.2012 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" признается утратившим силу и прекращает свое действие. Вместо него начинает действовать Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Поэтому законодатель в новом Законе "Об электронной подписи" предусмотрел, что сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи", признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи". Соответственно электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 01.07.2012, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью по Закону "Об электронной подписи".
В территориальные подразделения ПФ РФ подают информацию о застрахованных лицах, которая подлежит внесению в общую часть индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Это анкетные данные застрахованного лица (пол, дата рождения, адрес места жительства, полные фамилия, имя и отчество), также информация обо всех местах работы застрахованного лица, периодах, когда лицо не работало, но за него уплачивались страховые взносы, сами суммы начисленных и уплаченных страховых взносов.
Информация может быть представлена на бумажном носителе в том порядке, который определен Постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению". Согласно данному Постановлению Правления ПФР документами индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования являются:
анкета застрахованного лица (АДВ-1);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (АДИ-1);
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (АДИ-7);
заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);
заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3);
листок исправлений (АДВ-9);
запрос об уточнении сведений (АДИ-2);
сведения о смерти застрахованного лица (АДВ-8);
опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (АДВ-6);
опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-1);
сопроводительная ведомость (АДИ-5);
индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1);
индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3);
индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ-4-1);
индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма) (СЗВ-4-2);
сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К);
сведения об иных периодах деятельности застрахованного лица, засчитываемых в страховой стаж (СЗВ-СП);
сводная ведомость форм документов СЗВ-3, передаваемых работодателем в ПФР (АДВ-10);
ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11);
запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗВ-2а);
запрос застрахованного лица о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗВ-2б);
выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗИ-5);
сопроводительная ведомость для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение (СЗИ-3);
акт о включении сведений в лицевые счета застрахованных лиц (ВЛС-1);
сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии (СПВ-1) (абзац дополнительно включен с 27 июля 2010 года Постановлением Правления ПФР от 23 июня 2010 года N 152п);
опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-2) (абзац дополнительно включен Постановлением Правления ПФР от 7 июля 2010 года N 166п);
опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-3) (абзац дополнительно включен Постановлением Правления ПФР от 7 июля 2010 года N 166п);
сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-6-1) (абзац дополнительно включен Постановлением Правления ПФР от 7 июля 2010 года N 166п);
реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-6-2) (абзац дополнительно включен Постановлением Правления ПФР от 7 июля 2010 года N 166п);
сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица (СЗВ-6-3) (абзац дополнительно включен с 7 июня 2011 года Постановлением Правления ПФР от 24 марта 2011 года N 59п);
актуализация лицевого счета застрахованного лица (АДВ-8-1) (абзац дополнительно включен с 7 июня 2011 года Постановлением Правления ПФР от 24 марта 2011 года N 59п);
опись документов, сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица (АДВ-6-4) (абзац дополнительно включен с 7 июня 2011 года Постановлением Правления ПФР от 24 марта 2011 года N 59п).
Это исчерпывающий перечень всех возможных форм документов, которыми происходит оформление правоотношений ИПУ между территориальными подразделениями ПФ РФ и другими субъектами правоотношений ИПУ (застрахованным лицом, страхователем, лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы). Все те же документы и сведения могут передаваться в территориальные подразделения ПФ РФ и в электронном виде, по каналам связи Интернет, на магнитном носителе. У ПФ РФ могут быть дополнительные требования к передаче сведений такими видами связи (т.е. помимо письменных документов).
В Инструкции Правления ПФР содержатся требования к оформлению файлов входящих и исходящих документов, передаваемых в территориальные подразделения ПФ РФ, к их наименованию, форматам файлов. Правила заполнения документов изложены в Инструкции, и они одинаково действуют как для документов на бумажном носителе, так и для электронного варианта таких документов. В основном все документы, подаваемые в территориальные подразделения ПФ РФ в электронном виде и на магнитном носителе, заполняются в формате MS - EXEL.
Представление документов в ПФ РФ посредством сети Интернет возможно с использованием электронной цифровой подписи. Как указано на официальном сайте ПФ РФ: www.pfrf.ru, отчетность в электронной форме может подаваться в территориальные подразделения ПФ РФ на машинном носителе информации либо по телекоммуникационным каналам связи, с электронной цифровой подписью каждого документа.
С 01.01.2011 в тексте комментируемой статьи начали действовать правовые нормы ч. 2, которыми предусмотрено, что страхователи с численностью застрахованных лиц 50 человек и более подают отчетность по персонифицированному учету (далее по тексту - ИС), а также отчетность по страховым взносам (далее по тексту - РВС) в электронном виде. Страхователи с численностью застрахованных лиц менее 50 человек вправе, но не обязаны, подавать отчеты по ИС и РВС за застрахованных лиц в электронной форме.
С января 2011 г. возникла практическая необходимость изменения программы, по которой заполнялись и подавались отчеты ИС и РВС в электронном виде. По этой причине с 01.04.2011 ПФ РФ перешел на новую версию программы CheckXML-UFA от 28.03.2011. Теперь это единая программа, которой можно воспользоваться в части проверки сформированных файлов с отчетностью по страховым взносам по формам РСВ-1, РСВ-2 и РВ-3 и файлов со сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) за отчетные периоды 2010 г. и последующие отчетные периоды, представляемых работодателями в электронном виде и на машинных носителях (дискетах и т.п.) в ПФ РФ.
Важной особенностью, в связи с которой представление отчетов по ИС и РВС в территориальные подразделения ПФ РФ по месту регистрации страхователей становится удобным для самих страхователей, служит то, что представление отчетов в электронном виде не требует дублирования их подачи и на бумажном носителе. Представление отчетов РВС и ИС на магнитном носителе требует одновременной подачи их и в бумажной форме. При подаче отчетности по ИС и РВС застрахованных лиц в электронном виде страхователи могут подать ее в территориальные подразделения ПФ РФ лично на машинном носителе или через своего представителя. Также можно подать аналогичные отчеты в электронном виде вообще без единого посещения ПФ РФ - по телекоммуникационным каналам связи (Интернет). Для этого страхователь в территориальном подразделении ПФ РФ по месту своей регистрации в качестве страхователя заключает соглашение с подразделением ПФ РФ - соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
Текст и условия подобного соглашения едины на всей территории РФ и разработаны ПФР. Согласно разделу 2 соглашения (технические условия), абонент (он же страхователь) системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к системе. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в системе. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг, список которых предоставляется абоненту системы территориальными органами ПФР.
В распоряжении Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р "О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании" и в ч. 2 рассматриваемой статьи предусмотрено, что при подаче отчетов по РСВ и ИС страхователями в ПФ РФ в электронном виде они должны получить от территориального подразделения ПФ РФ, в который подали отчет, электронный документ. Такой электронный документ посылается им также с электронной цифровой подписью территориального подразделения ПФ РФ и служит доказательством того, что страхователь надлежаще исполнил свою обязанность по представлению отчетности в системе правоотношений ИПУ.
3. В части 3 комментируемой статьи предусмотрена обязанность страхователей хранить у себя копии документов, подтверждающих своевременную подачу отчетности по РСВ и ИС на застрахованных лиц в ПФ РФ. Когда застрахованные лица подают подобные отчеты в электронном виде, то у них нет подтверждающих об этом документов на бумажном носителе. При подаче отчетов в электронном виде у страхователей есть ответный документ от ПФ РФ с электронной цифровой подписью, так же в электронном виде.
Если отчеты в ПФ РФ подаются страхователями на магнитном носителе, то они обязаны в 2-х экземплярах подать их одновременно и на бумажном носителе. В таком случае у страхователя будет оставаться второй экземпляр каждого отчета на бумажном носителе с отметкой территориального органа ПФ РФ о сдаче отчетности.
Часть 3 рассматриваемой статьи обязывает хранить все вторые экземпляры отчетов не только страхователей, но и лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы самих за себя. Последняя категория субъектов правоотношений ИПУ выступает одновременно и в качестве страхователей, и в качестве застрахованных лиц. Все вторые экземпляры поданных отчетов страхователи и лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, обязаны хранить по правилам бухгалтерского учета. Согласно п. 98 Приказа Министерства финансов РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", хранить бухгалтерскую отчетность необходимо не менее 5 лет.
4. Положения ч. 4 комментируемой статьи устанавливают требования к срокам хранения документов ИПУ территориальными подразделениями ПФ РФ. Законодатель отдельно устанавливает сроки хранения для документов, подтверждающих страховой (трудовой) стаж застрахованного лица и размер начисленных и уплаченных страховых взносов за застрахованное лицо, а также отдельно закрепляет сроки хранения всех остальных документов ИПУ, подаваемых страхователями и лицами, самостоятельно исчисляющими и уплачивающими страховые взносы за самих себя. Документы о страховом стаже и суммах начисленных страховых взносов за застрахованных лиц должны храниться в территориальных подразделениях ПФ РФ в течение не менее 6 лет. Все остальные документы (сведения), которые подаются в территориальные подразделение ПФ РФ в правоотношениях ИПУ застрахованными лицами и лицами, самостоятельно уплачивающими за себя страховые взносы, должны храниться не менее 3-х лет.
По истечении сроков хранения документов ИПУ, поданных страхователями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, сотрудники территориального подразделения ПФ РФ могут уничтожать их. Перед уничтожением таких документов с их содержанием необходимо ознакомить самих застрахованных лиц, в отношении которых такие документы подавались, а также представить им информацию, содержащуюся в уничтожаемых документах.
Обратим внимание на то обстоятельство, что на основании документов, представляемых о застрахованных лицах в системе правоотношений ИПУ, вносятся данные в индивидуальный лицевой счет. Таким образом, даже после уничтожения самих документов данные, содержащиеся в них, будут сохранены в базе данных индивидуального лицевого счета. База данных индивидуального лицевого счета на каждого застрахованного лица уничтожается только после определенного времени со дня смерти застрахованного лица. Этот срок, как отмечалось в комментарии к ст. 6 рассматриваемого Закона, составляет 5 лет.

 

Перейти к оглавлению: Комментарий к Федеральному закону "Об индивидуальном (персонифицированном) учете"





Статьи по теме: