Полномочия по подписанию документов
В организациях различных отраслей с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, имеются несколько лиц, которым предоставлены полномочия по подписанию различных документов, в том числе исходящих от имени организации.
Не желая ограничивать полномочия подписантов, руководители предприятий зачастую сталкиваются с проблемой разграничения полномочий указанных лиц в периоды обоюдного присутствия указанных лиц на своих рабочих местах. Это становится нужно прежде всего для работников предприятия, готовящих к подписанию тот или иной документ: к кому идти его подписывать, если лица, обладающие правом подписи, равны в своих полномочиях на подписание?
Проще всего упорядочить полномочия подписантов в тех организациях, где правом первой подписи обладает лишь одно лицо, а финансовые документы вправе подписывать лишь главный бухгалтер, единолично осуществляющий на предприятии все бухгалтерские функции. Сложнее приходится тем предприятиям, где имеются несколько директоров, курирующих разные сферы деятельности предприятия, но обладающих равными правами первой подписи. Еще запутаннее ситуация в филиалах, где центральным офисом назначены несколько равнозначных руководителей с очень размытыми полномочиями. Нелегко приходится и тем, у кого в штате несколько первых заместителей директора, есть начальник финансовой службы, главный бухгалтер, директор по экономике и прочие должностные лица, полномочия которых нелегко разграничить.
Первый вопрос, который встает перед работодателем при решении проблемы разграничения полномочий по подписанию документов между равнозначными (равноуполномоченными) должностными лицами: в каком документе установить это разграничение?
Можно установить это в должностных инструкциях самих должностных лиц - подписантов. Однако о полномочиях на подписание конкретных документов должно быть известно всем сотрудникам предприятия или хотя бы тем структурным подразделениям (отделам), которые по долгу службы занимаются изготовлением того или иного документа и заинтересованы в его подписании полномочным руководителем. Учитывая, что с должностной инструкцией обязан быть ознакомлен только работник, занимающий саму должность, остальные обо всем объеме его полномочий могут так и не узнать. Таким образом, полномочия на подписание тех или иных документов могут быть зафиксированы в должностной инструкции должностного лица, но это не носит всеобщего информационного характера для всех заинтересованных лиц предприятия. Тем не менее в качестве примера указания разграничения полномочий в должностной инструкции соответствующего должностного лица, обладающего правом первой подписи, можно воспользоваться образцом N 1.
Теми же недостатками обладает и определение полномочий в доверенностях уполномоченных должностных лиц. Так, доверенности могут быть практически с одинаковыми полномочиями - на случай взаимозаменяемости. Кроме того, полномочия не всех работников удостоверяются доверенностью. Так, директор предприятия, являющийся единоличным исполнительным органом, в соответствии с законом, вообще действует без доверенности. Таким образом, несмотря на удобство определения полномочий по подписанию документов предприятия в доверенности, выдаваемой должностному лицу, такой способ разграничения полномочий подходит не для всех случаев. Если все же разграничение полномочий лиц-подписантов решено будет урегулировать в выдаваемых доверенностях, в качестве примера требуемой формулировки можно взять Образец N 2.
Оптимальным решением данного вопроса будет фиксация разграничения полномочий в локальном нормативном акте предприятия. Например, в инструкции по делопроизводству. Работодателю останется лишь знакомить с данным локальным актом каждого работника предприятия. Однако такой документ, как показывает практика, формируется далеко не во всех предприятиях, организациях и учреждениях. Поэтому такой вариант решения подходит не всем.
Вариантом решения рассматриваемого вопроса является издание соответствующего приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц. В зависимости от целей разграничения полномочий и количества должностных лиц, чьи полномочия разграничиваются, в качестве примера могут быть использованы образцы 3 или 4. Минусом такого решения вопроса является необходимость постоянного мониторинга штатной расстановки на предприятии ответственных уполномоченных лиц и внесение изменений в указанный приказ (или издание нового с одновременным признанием предыдущего утратившим силу) в части замены указания на уполномоченное должностное лицо - подписанта (при увольнении одного и принятия на ту же должность нового).
Образец N 3
Приказ о разграничении полномочий подписантов,
обладающих правом первой подписи
ООО "РОСИНКА"
Костромской филиал
ПРИКАЗ
г. Кострома
12 января 2015 г.
N 1
О разграничении полномочий по подписанию документов
В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию внешних и внутренних документов Костромского филиала ООО "РОСИНКА" первыми должностными лицами филиала, обладающими равными полномочиями в соответствии с выданными доверенностями,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить согласно Приложению N 1 к приказу перечень
- основных документов, подлежащих подписанию директором Костромского филиала ООО "РОСИНКА" Саюровым Д.Г.,
- основных документов, подлежащих подписанию заместителем директора по экономике и бизнесу Костромского филиала ООО "РОСИНКА" Нефедовым Е.Н.
2. Определить, что при отсутствии одного из должностных лиц, указанных в п. 1 настоящего приказа, его полномочия в части подписания осуществляет оставшееся должностное лицо.
3. Подписание перечисленных в Приложении N 1 к приказу основных документов указанным должностным лицам производить в строгом соответствии с объемом полномочий и порядком принятия решения об их подписании, установленными Уставом ООО "РОСИНКА" и выданными им доверенностями.
4. Секретарю-делопроизводителю Савушкиной И.Н. ознакомить указанных в приказе должностных лиц с настоящим приказом, произвести рассылку приказа всем сотрудникам Костромского филиала ООО "РОСИНКА" для сведения.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор Костромского филиала
ООО "РОСИНКА" Саюров Д.Г. Саюров
Согласовано:
Главный юрисконсульт Иванова А.К. А.К. Иванова
(виза ставится на обороте или отдельном листе)
Приложение N 1 к приказу N 1 от 12.01.2015
Перечень основных документов, формирующихся
в Костромском филиале ООО "РОСИНКА"
с разграничением полномочий по их подписанию
Основные документы, подлежащие подписанию у директора Костромского филиала ООО "РОСИНКА" Саюрова Д.Г.:
- договоры банковского счета с кредитными организациями;
- соглашения о списании денежных средств со счета Предприятия в пользу третьего лица с заранее данным акцептом;
- соглашения с кредитными организациями (банками) об обслуживании по системе "Банк - Клиент";
- договоры на инкассацию, пересчет и зачисление на счет Предприятия денежной наличности;
- кредитные договоры с кредитными организациями;
- счета;
- договоры на покупку автотранспорта;
- договоры купли-продажи недвижимого имущества;
- договоры аренды движимого и недвижимого имущества;
- договоры на оказание консультационных и информационных услуг;
- договоры на размещение рекламы;
- дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;
- трудовые договоры с работниками филиала и дополнительные соглашения к ним;
- приказы по основной деятельности филиала;
- приказы о дисциплинарном взыскании работников филиала;
- акты проверок контролирующих органов;
- все виды документов, направляемых в налоговые, правоохранительные органы.
Основные документы, подлежащие подписанию заместителем директора по экономике и бизнесу Костромского филиала ООО "РОСИНКА" Нефедовым Е.Н.:
- договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на обеспечение мебелью;
- договоры поставки;
- договоры транспортного обслуживания;
- договоры на техническое обслуживание служебных автомобилей;
- договоры на ремонт помещений, занимаемых ООО "РОСИНКА";
- дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также подписывать акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений.
Образец N 4
Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,
обладающих правом первой, второй подписи
и правом визирования
ООО "БРИГАНТИНА"
ПРИКАЗ
г. Санкт-Петербург
15 января 2015 г.
N 3
Об упорядочении подписания
исходящих и внутренних документов
ООО "Бригантина"
В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию исходящих внешних и внутренних документов ООО "Бригантина" (далее - Предприятие), а также в целях неукоснительного исполнения Инструкции по делопроизводству в ООО "Бригантина", утв. Приказом от 05.06.2010 N 78 (далее - Инструкция по делопроизводству),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В соответствии с п. 2.2.8 Инструкции по делопроизводству подписывать первой подписью строго только у исполнительного директора Шеянова Валерия Геннадьевича:
- распорядительные документы Предприятия;
- документы, издаваемые во исполнение постановлений, указов и распоряжений высших органов государственной власти и управления;
- документы, адресованные в высшие органы государственной власти и управления;
- счета;
- платежные поручения Предприятия об оплате работ, услуг, материальных ценностей, приобретенных для Предприятия;
- платежные поручения по выдаче заемщикам - работникам Предприятия займов по заключенным договорам займа с Предприятием;
- иные платежные документы, не отнесенные для подписания к компетенции коммерческого директора;
- договоры займа с физическими лицами - работниками Предприятия;
- визировать служебные записки на согласование по бюджету Предприятия;
- договоры банковского счета, банковского вклада, иные договоры на осуществление банковских операций с финансово-кредитными учреждениями;
- платежные документы Предприятия в электронной базе данных (БД) электронно-цифровой подписью (ЭЦП);
- договоры аренды;
- договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на выполнение услуг, подрядных работ;
- акты выполненных работ по вышеуказанным договорам;
- денежные чеки;
- другие документы, подписание которых исполнительным директором является служебной необходимостью.
2. Делегировать коммерческому директору Наумову Виктору Андреевичу полномочия на подписание первой подписью в текущем режиме только следующих документов:
- договоров по основной деятельности Предприятия на поставку производимой Предприятием продукции;
- договоров на транспортное обслуживание поставок Предприятия, в том числе с ОАО "РЖД".
3. Установить взаимозаменяемость лиц, указанных в п. п. 1 - 2 настоящего приказа, на период официального отсутствия.
4. Документы, договоры, предусматривающие получение или обязанность оплаты Предприятием работ и услуг, в обязательном порядке визировать у главного бухгалтера Корнеевой Натальи Сергеевны.
5. В соответствии с утвержденными положениями о соответствующих подразделениях и должностными инструкциями предоставить начальникам структурных подразделений подписание исключительно только документов внутреннего использования, исходящих от подразделения.
6. Во исполнение п. 2.2.6 Инструкции по делопроизводству при подготовке документов до их подписания исполнительным директором или коммерческим директором в обязательном порядке визировать исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями. Визы проставлять на экземплярах документов, остающихся в документах Предприятия, на лицевой стороне ниже первой подписи.
7. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. строго отслеживать наличие виз на представляемых на подписание документах.
8. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. ознакомить руководителей отделов (структурных подразделений) Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников.
9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Исполнительный директор
ООО "Бригантина" Шеянов В.Г. Шеянов
Согласовано:
Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова
(виза ставится на обороте или отдельном листе)
Лист ознакомления с приказом N 3 от 15 января 2015 г.
С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО "Бригантина" ознакомлены:
|
Должность
|
Ф.И.О.
|
Подпись
|
Дата
|
|
Исполнительный директор
|
Шеянов Валерий Геннадьевич
|
Шеянов
|
15.01.2015
|
|
Коммерческий директор
|
Наумов Виктор Андреевич
|
Наумов
|
15.01.2015
|
|
Главный бухгалтер
|
Корнеева Наталья Сергеевна
|
Корнеева
|
15.01.2015
|
|
Секретарь-делопроизводитель
|
Ткачева Елена Сергеевна
|
Ткачева
|
15.01.2015
|
|
...
|
...
|
|
|
|
(далее указываются в соответствии со штатным расписанием предприятия)
|
Следует учитывать, что должностное положение поименованных в приказе лиц предполагает в силу требований закона и устава предприятия предварительное получение соответствующего распорядительного акта от уполномоченного органа предприятия на совершение некоторых действий (например, на заключение кредитного договора). Приказ указанные аспекты не охватывает в силу их регулирования иными актами.
Из всех представленных вариантов фиксации разграничения полномочий равно- и разноуполномоченных подписантов каждое предприятие вправе выбрать для себя любой удобный для него способ или разработать свой, не указанный среди представленных способов.
Июнь 2015 г.