Перечень с архивными сроками хранения документов оказался "бракованным"
Комментарий к Решению ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11
ВАС РФ указал, что Перечень типовых управленческих архивных документов (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), устанавливающий для всех организаций сроки хранения различных документов (бухгалтерских, финансовых, кадровых и пр.), вообще не должен был применяться, так как он не был официально опубликован.
Для справки
Нормативные правовые акты должны быть официально опубликованы, в противном случае они не подлежат применению (Часть 3 ст. 15 Конституции РФ; п. п. 9, 10 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763; п. 17 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009).
Одна компания просила признать Приказ Минкультуры России, утвердивший этот Перечень, недействующим в части, обязывающей коммерческие организации хранить документы, приведенные в Перечне. Напомним, что для целого ряда бумаг Перечнем установлены довольно продолжительные сроки хранения - до 75 лет. А некоторые документы предписано хранить "пожизненно".
Однако ВАС РФ отклонил ее заявление по той причине, что нельзя лишить юридической силы документ, который не вступил в силу. Суд привел следующие аргументы:
- официально опубликован был лишь текст Приказа, утвердившего Перечень, а сам Перечень - нет;
- опубликование Приказа не может рассматриваться как официальная публикация Перечня, поскольку именно в Перечне содержатся основные нормативные положения, без которых Приказ применяться не может. Размещение же Перечня на сайте Минкультуры и в информационных справочно-правовых системах не является его официальным опубликованием.
А раз оспариваемый Приказ не был опубликован в полном объеме (вместе с Перечнем), он не влечет правовых последствий как не вступивший в силу. К примеру, за несоблюдение установленных в Перечне сроков хранения документов нельзя привлечь к административной ответственности (Статья 13.20 КоАП РФ).
Вместе с тем нужно помнить, что сроки хранения различных документов, названных в Перечне, установлены не только в нем, но и в других нормативных актах: в Налоговом кодексе, в Законах о бухучете и страховых взносах.
Вот сроки хранения основных документов, с которыми сталкивается бухгалтер:
- не менее 4 лет - налоговая отчетность, документы, подтверждающие расчет налоговой базы и налога, перечисление сумм налогов, освобождение от уплаты какого-либо налога, возможность применения льгот (Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ);
- не менее 5 лет - первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность (Пункты 1, 2 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете");
- не менее 6 лет - документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов (Подпункт 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах...").
И только сроки хранения кадровых документов нигде, кроме Перечня, установлены не были. Что же получается? Если Перечень - совсем даже не нормативный акт, выходит, можно в массовом порядке избавляться от кадровой документации старше 6 лет? Ситуацию спасло бы скорейшее опубликование полного текста Перечня в официальном источнике. Мы спросили в Минкультуры, планируют ли они в ближайшее время как-то исправить ситуацию. И нас заверили, что до конца сентября полный текст Перечня будет официально опубликован.