Составляем акт об оказании услуг
Форма акта
Определенных требований к такому акту нет. Вместе с тем в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержатся требования к реквизитам любого первичного документа. Итак. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата его составления;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Сторонам рекомендуется согласовать в договоре условие о том, что акт об оказании услуг должен быть составлен в письменной форме (ст. 160 Гражданского кодекса РФ), а также предусмотреть порядок его составления и подписания.
Для согласования такого порядка необходимо указать в договоре следующее:
- сроки составления и подписания акта;
- перечень лиц, уполномоченных подписывать акт;
- последствия уклонения от подписания акта одной из сторон.
Смотрите пример оформления такого акта.
Часто форма акта выполненных услуг является неотъемлемой частью договора оказания услуг. И если стороны предусмотрят, что форма акта об оказании услуг содержится в приложении к договору, то такое приложение должно быть обязательно подписано и содержать ссылку на основной договор.
При согласовании условия об обязательности составления и подписания акта об оказании услуг сторонам необходимо определить в договоре следующее:
- форму акта об оказании услуг, порядок его составления и подписания;
- содержание акта об оказании услуг.
Когда акт обязателен
Стороны вправе предусмотреть в договоре обязательность составления и подписания акта оказанных услуг (п. 4 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Составление и подписание такого акта выгодно обеим сторонам, поскольку позволяет избежать споров по поводу того, какие именно услуги и в каком объеме были предоставлены исполнителем. Наличие подписанного сторонами акта облегчает процесс доказывания исполнителем факта оказания услуг, а также защищает заказчика от предъявления исполнителем требований об оплате фактически не предоставленных услуг.
Также в некоторых случаях суды приходят к выводу о том, что акт является доказательством, подтверждающим факт оказания услуг, и основанием для их оплаты.
Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 20 апреля 2006 г. № А12-1784/2005-С7 суд пришел к выводу о том, что услуги, предусмотренные договором на юридическое обслуживание, после фактического оказания таковых подлежали фиксации путем оформления актов.
Аналогичный вывод сделан в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 19 апреля 2010 г. № А11-2186/2009. Суд указал, что основанием для оплаты оказанных услуг являются акты.
Некоторые суды считают, что даже если в договоре не предусмотрено подписание акта, он в любом случае должен иметь место.
В постановлении ФАС Московского округа от 2 марта 2010 г. № КГ-А41/14892-09 суд не согласился с доводом о том, что условиями заключенного между сторонами договора не предусмотрено подписание ответчиком актов об оказании услуг.
Кроме того, акт признается надлежащим доказательством понесенных расходов.
Еще в письме Минфина России от 30 апреля 2004 г. № 04-02-05/1/33 ведомство давало разъяснения, что для признания расходов налогоплательщиков акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом, только если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором. В случае отсутствия акта можно подтвердить расходы, но делать это придется только в судебном порядке.
Хотя в постановлении ФАС Поволжского округа от 28 июня 2012 г. № А49-5634/2011 суд пришел к выводу о том, что после оказания услуг акт может не подписываться, несмотря на то, что договором предусмотрено его оформление. Факт оказания услуг может подтверждаться иными доказательствами. Установив факт оказаний услуг и неисполнение ответчиком обязательств по их оплате, арбитражные суды обоснованно удовлетворили заявленные исковые требования.
Однако во избежание судебных споров все-таки следует предусмотреть оформление акта в договоре.
Рекомендации по составлению акта
В целом при оказании услуг следует составлять акты выполненных услуг. Такие акты позволяют:
- доказать получение услуг в натуре;
- подтвердить исполнение обязанностей по оплате оказанных услуг;
- подтвердить расходы для целей налогообложения.
Кроме того, в договоре стороны вправе предусмотреть особые условия приемки:
- в случае уклонения или немотивированного отказа заказчика от подписания акта об оказании услуг исполнитель вправе составить односторонний акт;
- акт будет являться подтверждением факта оказания услуг исполнителем и их получения заказчиком, а также основанием для оплаты услуг, перечисленных в данном акте.
Также приемка может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде. Документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы в случаях, если нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1). Однако если стороны предусматривают составление электронного документа, то лучше отразить данный факт в договоре с контрагентом.
При этом в самом акте рекомендуется предусмотреть:
- наличие обязательных реквизитов в соответствии с законом «О бухгалтерском учете»;
- наличие различных видов оказанных услуг;
- сумму платежей;
- подписи сторон по договору или уполномоченных лиц.
Апрель 2013 г.