Вносим исправления в первичные документы
- О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве
- Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?
- Можно ли ошибки исправлять с помощью корректора?
- Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?
Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни предприятия. Требования к форме и содержанию первичных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - сразу после его окончания. Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.
О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве
В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.
В соответствии с его разд. 4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.
То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его. Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало. Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.
Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?
Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?
Минфин в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснил, что организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа (в частности, это следует из п. 2 - 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"). Однако разработка такого порядка и внесение его в учетную политику - это право, а не обязанность организации.
Можно ли ошибки исправлять с помощью корректора?
Пока люди пишут на бумаге - ошибки неизбежны. Дома для исправления ошибок, допущенных на бумаге, часто используются корректоры (корректирующие жидкости, ручки-корректоры, корректирующие роллеры). Можно ли с помощью указанных средств исправлять ошибки в первичных учетных документах?
Из буквального прочтения Положения N 105 так поступать нельзя. Однако мы считаем, что способ исправления ошибок, описанный в нем (путем зачеркивания неверной информации и указания сверху правильных сведений), не является единственно возможным. Наличие в первичных учетных документах (например, в бухгалтерской справке, справке-расчете и т.д.) следов корректирующей жидкости не означает признание этих документов недействительными. То есть мы считаем, что в отдельных случаях применение корректора для исправления ошибок (опечаток и т.д.) в первичных учетных документах допустимо. Нецелесообразно этот способ применять для двухсторонних документов (один экземпляр которых передается контрагентам).
Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?
В правовых базах можно встретить мнение, что выставление нового первичного документа взамен ошибочного неправомерно. Мы считаем, что это не так. Как минимум организация при обнаружении ошибки в первичном учетном документе может воспользоваться правилами внесения исправлений в счет-фактуру (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Напомним, что исправления в счет-фактуру вносятся путем составления нового экземпляра счета-фактуры, в котором показатели "Порядковый номер и дата составления" остаются неизменными (отражаются, как в изначально составленном документе), но документ дополняется новой строкой "Порядковый номер исправления и дата исправления". В этом документе указываются новые (верные) данные. Исправленный таким образом документ целесообразно хранить вместе с составленным первоначально.
Содержание исправленного (корректирующего) документа может быть любым:
- документ может быть составлен на разницу в цене (количестве) товара;
- документ может быть составлен на полную (новую) цену товара;
- в корректирующем документе может отражаться информация до внесения исправлений и после внесения исправлений.
Во всех случаях корректирующий документ должен содержать оговорку ("перерасчет цены", "корректирующий документ к товарной накладной N... от...", "документ составлен в дополнение к ранее выданному документу N... от..." и т.д.).
Подтверждают данную позицию специалисты из БМЦ (см. Рекомендацию Р 41/2013-КпР "Внесение исправлений в первичные учетные документы" (принята 20.09.2013)).
* * *
Способ исправления ошибок, описанный в Положении N 105, может применяться в настоящее время, однако он не является единственно возможным. При выполнении минимальных требований, установленных Законом о бухгалтерском учете, к порядку исправления первичных документов (в частности, указание даты исправления, а также постановка подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление) вносить правки можно любым способом, в том числе путем составления корректирующего документа. В следующем номере журнала на конкретных примерах рассмотрим возможные способы внесения исправлений в первичные документы, приведем формы корректирующих документов.
Февраль 2017 г.