Сайт о бухгалтерском и налоговом учете, аудите, компаниях Москвы, предоставляющих бухгалтерские и аудиторские услуги

Ежегодный оплачиваемый отпуск: оформление, расчет, отпускной стаж, средний заработок

Трудовым кодексом гарантировано предоставление работникам ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114). Согласно ст. 115 ТК РФ работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Такой отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Оформляем отпускные документы

Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) предусмотрено, что к документации по оформлению отпусков относятся:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска.

Начнем с того, что в силу ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников.
Оформление графика отпусков производится с применением унифицированной формы N Т-7, утвержденной Постановлением N 1.

При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ по согласованию работника и работодателя в график отпусков вносятся изменения.
Нормой ст. 123 ТК РФ предусмотрено, что работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление о времени начала отпуска следует направлять работнику персонально в письменной форме. Специальный бланк уведомления законодательством не предусмотрен. Возможно предупреждение работников отдельных структурных подразделений об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителями таких подразделений.

Заявление о предоставлении отпуска работник пишет в соответствии с формой (образцом), установленной (установленным) организацией. В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в качестве основания указывается график отпусков. Также в заявлении уточняются вид отпуска (основной или дополнительный) и его продолжительность.

Непосредственно факт предоставления отпуска оформляется приказом (распоряжением). Обычно правом издания приказов о предоставлении отпусков наделяется руководитель организации, а распоряжений - уполномоченные руководителем должностные лица (например, заместители директора, руководители филиалов). Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издают с применением унифицированных форм:

• формы Т-6 - для документирования факта предоставления отпуска одному работнику;
• формы Т-6а - при предоставлении отпуска двум и более работникам.

С подписанным приказом (распоряжением) работника необходимо ознакомить под роспись.

После утверждения приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска оформляется записка-расчет. Постановлением N 1 утверждена унифицированная форма Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Указанный документ содержит информацию о предоставленном отпуске и расчет выплат, причитающихся работнику за период отпуска.

Нужно ли применять унифицированные формы документов для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (в частности, предоставления работнику отпуска), в связи с вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона N 402-ФЗ? По мнению Роструда, представленному в Письме от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, после вступления в силу названного Закона негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно.

Однако следует помнить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, ч. 5 данной статьи предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. Однако Трудовой кодекс и иные акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают.

Что касается составления документов по учету труда и его оплаты, по нашему мнению, организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. При этом применение данных унифицированных форм необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Определяем стаж для отпуска

Право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Предоставление последующих ежегодных оплачиваемых отпусков производится в соответствии с графиком отпусков с учетом стажа работы, дающего право на отпуск.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время:

• по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ);
• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 122 ТК РФ);
• работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• лицам, работающим по совместительству. Если на работе по совместительству работник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ).

Порядку исчисления стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, посвящена ст. 121 ТК РФ. Ниже в таблице приведены периоды, учитываемые и не учитываемые при определении отпускного стажа.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются

- время фактической работы; - время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха; - время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; - период отстранения от работы лица, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине; - время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ. В табеле по форме Т-12 такие дни обозначаются кодами "ПР" или "24" (прогул) либо "НБ" или "35" (отстранение от работы без начисления зарплаты); - время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. В табеле названный отпуск обозначается кодом "ОЖ" или "15"; - время отпуска за свой счет сверх 14 календарных дней за рабочий год. В табеле такой отпуск обозначается кодами "ДО" или "16" либо "ОЗ" или "17"

Полный отпуск положен работнику за 12 месяцев (рабочий год). Отсчет первого рабочего года начинается с первого дня работы в организации. При этом у каждого сотрудника свой рабочий год, обычно не совпадающий с календарным годом. Помните: если в течение 12 месяцев работы были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то дата окончания рабочего года сдвигается.

Пример 1. У Орлова Б.П. первый рабочий год начинается 1 июля 2012 г., а закончиться должен 30 июня 2013 г. Однако в апреле 2013 г. Орлову был предоставлен за его счет отпуск продолжительностью 19 дней.
По правилам ст. 121 ТК РФ в отпускной стаж можно включить только 14 календарных дней отпусков без сохранения заработной платы. Следовательно, на пять дней (19 - 14) необходимо увеличить продолжительность рабочего года для данного работника. Таким образом, рабочий год закончится 05.07.2013, а следующий год начнется 06.07.2013.

Рассчитываем отпускные

Как уже было отмечено выше, на время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником должен сохраняться средний заработок. Порядок его расчета определен в ст. 139 ТК РФ. Кроме того, Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 утверждено Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее - Положение N 922).

По общему правилу для расчета средней зарплаты учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников. При любом режиме работы указанный расчет производится исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного работником времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения N 922).

Следует помнить, что есть включаемые в расчет отпускных выплаты и не включаемые. К первым относятся выплаты, предусмотренные принятой системой оплаты труда (п. 2 Положения N 922). К выплатам, не учитываемым при определении среднего заработка, согласно п. 3 Положения N 922 относятся выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.). При этом Минздравсоцразвития в Письме от 13.10.2011 N 22-2/377012-772 разрешило учитывать в расчете среднего заработка выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат, но только в том случае, если они отражены в положениях об оплате (премировании) работников организации.

Пунктом 5 Положения N 922 предусмотрено, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (за исключением перерывов для кормления ребенка);
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Согласно п. 9 Положения N 922 для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска при определении среднего заработка используется средний дневной заработок. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной зарплаты на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Однако данное правило действует, если расчетный период отработан полностью, что на практике случается довольно редко.

Если расчетный период отработан не полностью, то сумма выплат делится на количество календарных дней, приходящихся на отработанный период. При этом количество дней определяется как сумма календарных дней в каждом из 12 месяцев расчетного периода.

Число календарных дней в календарном месяце, отработанном не полностью, рассчитывается по формуле, описанной в абз. 3 п. 10 Положения N 922:

На практике зачастую возникают вопросы о включении в расчет средней заработной платы отдельных выплат, в частности премий. Напомним, что порядок учета премий и вознаграждений при определении среднего заработка прописан в п. 15 Положения N 922. По правилам, закрепленным в названном пункте, премии учитываются в следующем порядке:

• ежемесячные премии и вознаграждения - фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;
• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;
• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Как признать при расчете отпускных квартальную премию, начисленную без учета фактически отработанного времени? При определении среднего заработка в целях исчисления отпускных при расчете будет учитываться только та часть премии, которая приходится на фактически отработанное время.

Пример 2. Работник принят в организацию 1 февраля 2013 г. В апреле ему была начислена премия в размере 12 000 руб. за I квартал без учета фактически отработанного времени. Отпуск предоставляется работнику с 1 сентября 2013 г.
При определении среднего заработка для расчета отпускных можно учесть 2/3 суммы начисленной премии, а именно 8000 руб. (12 000 руб. / 3 x 2).

Каков порядок включения в расчет отпускных ежемесячных и квартальных премий, начисленных по окончании расчетного периода? При расчете среднего заработка для отпускных учитываются только премии, фактически начисленные в расчетном периоде. В Письмах от 03.05.2007 N 1263-6-1, от 03.05.2007 N 1233-6-1 Роструд уточняет, что фактически начисленные за расчетный период - это те премии, которые были начислены в пределах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода.

Пример 3. Работнику организации предоставлен отпуск с 1 августа 2013 г., расчетный период - с августа 2012 г. по июль 2013 г. В августе работнику начислена премия по результатам работы за полугодие.
Хотя премия по результатам работы за полугодие начислена за те месяцы, которые вошли в расчетный период, само начисление произошло за пределами расчетного периода, следовательно, при расчете отпускных такую премию учитывать не нужно.

Учитывать ли при расчете отпускных вознаграждение по итогам работы за год, если оно было начислено и выплачено по окончании расчетного периода? Когда вознаграждение по итогам работы за год начислено после того, как работнику был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск и определена величина отпускных, средний заработок подлежит пересчету с последующей выплатой разницы. Соответствующая норма содержится в п. 15 Положения N 922.
В заключение отметим, что государственная трудовая инспекция вправе проверить расчет сумм ежегодного отпуска, причитающегося работникам, его оформление, своевременность выплат в соответствии с трудовым законодательством.

Июль 2013 г.