Какие документы бухгалтер должен представить аудитору для аудиторской проверки?
Какие документы предоставляются бухгалтерией организации для проведения аудиторской проверки?
Прежде всего это учредительные документы компании, в том числе лицензии на ведение той или иной деятельности. Это все правоустанавливающие документы, связанные с деятельностью организации. Документы о собственности на занимаемое помещение или о его аренде.
Аудитор в ходе аудиторской проверки обязан проверить полномочия исполнительного органа юридического лица. Поэтому вы должны представить ему контракт с генеральным директором. Причем генеральный директор имеет право подписывать договоры и иные документы от имени юрлица без доверенности, только если сведения о нем занесены в ЕГРЮЛ. Поэтому еще до проверки желательно проверить, не забыли ли вы подать сведения в ЕГРЮЛ на вашего директора.
Ведь мало того, что отчетность, подписанная неуполномоченным лицом, считается отсутствующей. Это может повлечь и риск рейдерских атак на ваше предприятие.
Напомню, что закон требует, чтобы в документах адрес места нахождения соответствовал адресу, по которому фактически находится исполнительный орган. То есть в документах должен значиться тот адрес, где находится кабинет генерального директора. Если вы арендуете новый офис и директор переезжает туда, надо обязательно внести исправления и в документы.
Следующая группа документов, которые надо представить аудитору, - бухгалтерские регистры (главная книга, накопительные ведомости или карточки по счетам), налоговые регистры.
Сейчас такие регистры обычно ведутся в автоматизированном режиме. И аудитор тоже часто изучает не распечатанные документы, а базу данных.
Но хотя бы к моменту окончания проверки все документы обязательно должны быть распечатаны, прошиты, подписаны. А затем сданы на хранение в архив организации.
И наконец, первичные документы: договоры с партнерами, с персоналом, акты, накладные, ведомости и т.д. То есть все первичные документы, предусмотренные соответствующими постановлениями Росстата (Госкомстата).
Естественно, вряд ли аудитор сможет просмотреть все документы. Он изучает их выборочно, но выборку определяет сам.
Не предлагайте аудитору документы за февраль, если он попросил у вас документы за март. В противном случае это наведет аудитора на мысль, что у предприятия есть какие-то проблемы.
Если часть документации хранится у вас в другом офисе, желательно сразу обсудить это с аудитором. Либо вы подвезете ему документы, либо он сам часть проверки проведет в том офисе, где они находятся.