Сайт о бухгалтерском и налоговом учете, аудите, компаниях Москвы, предоставляющих бухгалтерские и аудиторские услуги

Для чего в бухгалтерии нужны должностные инструкции

Мы часто слышим, что главный бухгалтер во многих организациях и швец, и жнец, и на дуде игрец - помимо бухучета, его пытаются заставить вести и кадровый учет, и управленческий. Директор постоянно требует разные отчеты "не по форме". Да и договоры заставляют составлять. Как главбуху разобраться, какие из многочисленных поручений он обязан выполнять, а какие явно выходят за рамки его обязанностей? За невыполнение каких поручений могут наказать? Какие обязанности можно возложить на своих подчиненных и как требовать от них исполнения по срокам и по качеству?
Дать ответы на эти вопросы могут должностные инструкции. Как, у вас до сих пор нет таких документов? Срочно беритесь за их разработку! А мы расскажем, когда именно в королевстве цифр может пригодиться инструкция, "указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должен выполнить человек, занимающий конкретную должность".

Основные характеристики должностной инструкции

Давайте сначала посмотрим, какими характеристиками обладает должностная инструкция. В сравнении с трудовым договором - документом, который тоже содержит обязанности работников, - нам будет лучше видно, что представляет собой инструкция.

 

Вопрос	Ответ
	Трудовой договор	Должностная инструкция
Обязательно ли наличие у работодателя	Обязательно	Не обязательно
Что представляет собой по сути	Двустороннее соглашение, выражающее волю и работника, и работодателя	Локальный нормативный акт, выражающий волю работодателя
Зачем разрабатывается	Для закрепления статуса работника, который займет должность, описываемую должностной инструкцией	Для закрепления круга обязанностей работника, занимающего определенную должность
Есть ли обязательные условия, которые должны быть включены	Да, в частности, в договор обязательно должна быть включена трудовая функция - работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации	Нет ничего обязательного, что надо включать в инструкцию, есть лишь рекомендации по ее форме и содержанию
Как получает юридическую силу	После подписания обеими сторонами. Работник подписывает договор, подтверждая свое согласие с предложенными условиями	Утверждается работодателем. Работник расписывается в отдельном документе, подтверждая свое ознакомление с инструкцией

 

Структура должностной инструкции

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Поэтому вы можете самостоятельно разработать ее, учитывая специфику вашей компании и обязанности, выполнение которых работниками бухгалтерии необходимо именно вашей фирме. Давайте посмотрим, что включить в инструкцию, опираясь на рекомендуемые характеристики, указанные в Квалификационном справочнике по направлениям деятельности (Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Раздел "Общие положения"

Содержит:
- обобщенные сведения о должности: "Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности старшего бухгалтера";
- подчиненность: "Старший бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру";
- требования к образованию и стажу работы по специальности: "На должность старшего бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет".
Давайте посмотрим, для чего пригодится этот раздел.
(!) Для обоснования отказа при приеме на работу по причине несоответствия лица требуемым деловым качествам. Допустим, вы ищете человека на должность бухгалтера, в должностной инструкции которого прописано, что претендент должен иметь опыт работы бухгалтером не менее 3 лет и знать учет на таких участках, например, как "зарплата", "материалы". Если у соискателя нет такого опыта, то ваш отказ будет обоснованным.

Совет
Не подходите формально к описанию деловых качеств претендентов на бухгалтерские должности. Обдумайте все желаемые требования по образованию, квалификации, опыту претендентов и закрепите их в инструкции. Тогда даже в суде вы сможете ссылаться на требования разработанной вами инструкции, если соискатель на вакантное место решит оспорить ваш отказ ему.

(!) Для обоснования разных размеров окладов для должностей с примерно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности бухгалтера или добавлять к названию должности слова "старший", "младший", "ведущий", расписав для них разные требования к уровню образования, опыту работы, квалификации. Таким образом, не придется оправдываться перед проверяющими, почему уровень зарплаты у работников с почти одинаковыми обязанностями различный (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.11.2011 N 33-16864).

Раздел "Должностные обязанности"

Это самый важный раздел должностной инструкции, описывающий конкретные обязанности сотрудника, занимающего эту должность. Его пропишите как можно детальнее, перечисляйте все, что должен делать сотрудник, и в какие сроки. К примеру, так.

Должностная инструкция бухгалтера по налоговому учету НДС

...
Раздел II "Должностные обязанности"
Бухгалтер по налоговому учету НДС:
1) в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки составляет счета-фактуры;
2) ежедневно заполняет журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж;
3) составляет декларацию по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
4) представляет декларацию по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру;
5) сдает декларацию по НДС в налоговую инспекцию в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
...

Вместе с тем имейте в виду следующее. Если человек принят на должность, которая в трудовом договоре именуется, к примеру, "бухгалтер по учету МПЗ", он обязан вести учет всех имеющихся видов материалов. Так, если в организации есть только запчасти к автомобилям и инвентарь, бухгалтер учитывает только их. Но если появятся, допустим, еще и ГСМ, он должен будет вести учет и на этом новом участке без каких-либо уточнений или изменений условий трудового договора. А вот поручить ему учет ОС без его согласия и внесения изменений в договор в связи с расширением трудовых обязанностей вы не сможете. Даже если поменяете его инструкцию.
Итак, для чего нужен раздел "Должностные обязанности".
(!) Для обоснования несоответствия должности:
(или) при переводе работника на другую должность в бухгалтерии или понижении ему оклада, когда несоответствие занимаемой должности доказывается результатами аттестации работника;
(или) при увольнении, когда бухгалтер не прошел испытательный срок, отказался от предложения перевода на другую работу или не выполняет обязанности, закрепленные должностной инструкцией (допустим, не составляет какие-то учетные документы), что зафиксировано актом или служебной запиской главбуха.
(!) Для передачи полномочий.
Предусмотрите в инструкции заместителя главного бухгалтера или, к примеру, старшего бухгалтера, чтобы во время командировки главбуха, его отпуска или болезни кто-то из них замещал его. Тогда полномочия руководителя будут переходить к замещающему его лицу автоматически и с ним не надо будет дополнительно заключать какие-либо соглашения. А если у вас к тому же детально прописаны должностные обязанности главбуха, то в случае его отсутствия на работе не придется долго перечислять заму (старшему бухгалтеру) обязанности, которые ему придется выполнять вместо шефа. Зама нужно будет просто ознакомить с инструкцией главбуха.
(!) Для правильного применения административной ответственности. Например, за неудержание алиментов из зарплаты работника могут оштрафовать главбуха как ответственного за весь бухучет фирмы (Решение Леноблсуда от 29.11.2011 N 7-871/2011). Вместе с тем если у вас на фирме всеми "зарплатными" расчетами занимается бухгалтер по зарплате, то главбуху не придется отвечать за огрехи своего подчиненного, если в должностной инструкции бухгалтера по зарплате четко расписаны его обязанности. Примерно так: "Производит удержания из заработной платы, в том числе по судебным решениям, постановлениям судебного пристава-исполнителя об обращении взыскания на заработную плату должника".
(!) Для учета расходов при исчислении налога на прибыль.
Это может быть актуально для обоснования расходов как самой бухгалтерии, так и других отделов компании. Например, если в вашем царстве цифр есть курьер, то, чтобы учесть в прибыли расходы на проездные билеты или компенсацию использования личного транспорта работника в служебных целях, напишите в его должностной инструкции примерно так: "Работа курьера носит разъездной характер".
А вот наличие, допустим, в инструкции менеджера по закупкам фразы типа: "Работнику необходимо использовать сотовый телефон в служебных целях для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками, в том числе и во внерабочее время", позволит бухгалтеру учесть в прибыли расходы этого менеджера на сотовую связь.

Раздел "Взаимоотношения с другими сотрудниками и руководством"

Здесь четко должно быть указано, от кого, когда, в какой форме и какую информацию получает работник.
(!) Этот раздел пригодится для соблюдения работниками графика документооборота, если он не утвержден в компании отдельным приказом руководителя или не оформлен в виде приложения к учетной политике. Тогда в "бухгалтерских" инструкциях можно расписать участки документооборота для каждого бухгалтера.
Причем каждая из таких инструкций должна быть взаимосвязана с инструкциями работников отделов, откуда сведения в бухгалтерию поступают и куда из нее уходят. К примеру, для бухгалтера по расчету зарплаты надо указать срок, в который к нему поступают экземпляры приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, табели учета рабочего времени из отдела кадров. А у кадровиков в должностных инструкциях соответственно должно быть записано, когда они такие документы обязаны передавать "зарплатному" бухгалтеру.

Раздел "Ответственность"

Обычно рекомендуется и этот раздел, но в принципе он необязателен. Ведь порядок привлечения к материальной и дисциплинарной ответственности, а также ее виды установлены Трудовым кодексом (Статья 192 ТК РФ). И ничего добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится.

Утверждение должностной инструкции

Оформить должностную инструкцию лучше отдельным документом, а не приложением к трудовому договору как его неотъемлемую часть. Ведь обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, - это предмет договоренности между работником и работодателем. Поэтому изменить или дополнить их вы сможете, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору - для любого изменения его условий требуется согласие работника.

Совет
Не "раздувайте" трудовой договор перечнем всех трудовых обязанностей работника. Обозначьте в договоре только трудовую функцию, кратко перечислите обязанности. Подробно, каковы обязанности и как они выполняются, прописывайте в должностной инструкции.

Текст инструкции утверждается руководителем фирмы: на самой инструкции в графе "Утверждаю" он ставит свою подпись и дату утверждения (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). С этого момента инструкция вступает в силу и действует до ее замены новой инструкцией.
Но имейте в виду, что должностная инструкция не становится автоматически с момента утверждения ее руководителем обязательной для работника, занимающего должность, для которой она принята. Работник должен быть ознакомлен с инструкцией под роспись с указанием даты:
(или) в листе ознакомления, который может являться частью должностной инструкции, приложением к ней или отдельным документом;
(или) в трудовом договоре. Там можно написать примерно так: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен".

Совет
Если работник по какой-либо причине не хочет расписываться в подтверждение ознакомления с инструкцией, составьте акт об этом. Так вы зафиксируете, что предоставляли ему возможность ознакомиться с инструкцией, а он этого не сделал. С даты составления такого акта:
- вы можете требовать исполнения обязанностей, предусмотренных в инструкции (Определение Леноблсуда от 22.12.2011 N 33-6436/2011);
- вас не оштрафуют за нарушение трудового законодательства в связи с неознакомлением работника с локальным актом (Статья 5.27 КоАП РФ).

Внесение изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в инструкции для должностей, на которых уже работают люди, может быть в случаях:
(или) когда меняется или расширяется трудовая функция работника (например, бухгалтеру по учету материалов вменены обязанности кассира). Тогда, помимо редактирования самой инструкции, вам надо будет:
- внести изменения в трудовой договор, подготовив дополнительное соглашение к нему с указанием новых обязанностей;
- получить письменное согласие работника - должна быть его подпись на дополнительном соглашении;
(или) когда надо конкретизировать, как выполняется та или иная работа. Допустим, требуется уточнить, что бухгалтер не просто "следит за сохранностью бухгалтерских документов", а обязан раскладывать их по участкам в хронологическом порядке в папки, убирать папки в специально отведенные места, скреплять и нумеровать документы для их передачи в архив и т.д. Таким образом, трудовая функция не меняется и можно просто утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Рассказываем руководителю
Инструкция обязательна к исполнению работником, занимающим должность, для которой она принята, с момента ознакомления с ней работника под роспись и до его перемещения на другую должность, увольнения или ознакомления с инструкцией в новой редакции.

* * *

Итак, именно при помощи инструкции руководитель может донести до работника свои ожидания, не отягощая этим трудовой договор и не усложняя себе жизнь процедурой дополнительного согласования его условий.
Иногда нас спрашивают: "Если должностных инструкций нет, можно ли их утвердить задним числом?" Так делать не стоит. Никакой ответственности за то, что инструкции у вас не было, не предусмотрено. Принимайте ее текущей датой, главное - проследите, чтобы в листе ознакомления с этим документом стояли подписи всех ныне работающих сотрудников.

Май 2012 г.